REPUBLIKA.CO.ID - Garuda Indonesia akan menyediakan layanan internet nirkabel (Wi-Fi) untuk delapan pesawat baru yang rencananya didatangkan pada tahun depan.
Hal ini diungkapkan Direktur Utama Garuda Indonesia Emirsyah Satar usai menghadiri diskusi '4 Langkah Strategik bersama SWA', di Jakarta, Selasa.
Menurut Emirsyah, layanan Wi-Fi untuk delapan pesawat ini merupakan tahap pertama.
Untuk merealisasikannya, perseroan akan mengeluarkan dana yang tak kecil, tapi ini demi memberikan kenyamanan dan keleluasaan bagi pengguna pesawat Garuda, hal itu akan tetap dilakukan.
"Bayangkan saja untuk satu pesawat aja kita butuh 100 ribu dolar AS," ungkapnya.
Dengan adanya rencana layanan Wi-Fi ini, Garuda telah mengkomunikasikannya kepada Kementerian Perhubungan selaku regulator.
Diakuinya, berdasarkan Undang-Undang No. 1/2009 tentang penerbangan, Hal itu tidak memperbolehkan menggunakan alat komunikasi di atas pesawat. "Fasilitas ini lebih ke SMS dan email. Bukan bicara ," tuturnya.
Sementara itu, SM Investor Relation Garuda Ikhsan Rosan mengungkapkan layanan internet ini akan dipasang di pesawat baru Garuda, seperti Airbus 330-200, dan Boeing 737-800NG yang baru didatangkan, serta Boeing 777-300ER yang sebenarnya sudah terpasang dan akan didatangkan pada Mei 2013. "Yang penting, Garuda dapat meningkatkan pelayanan bagi penumpang," imbuh Ikhsan.
Rencananya, hingga 2015, Garuda Indonesia akan menambah armada dari 84 menjadi 154 pesawat untuk melayani penerbangan domestik dan internasional. Targetnya, rata-rata usia pesawat Garuda adalah lima tahun pada 2015 mendatang. (T.KR-SSB)
Selasa, 29 November 2011
86 Andalan Baru Toyota
REPUBLIKA.CO.ID,JAKARTA--Toyota Motor Corp memperkenalkan kendaraan sport yang sudah jadi perbincangan selama ini.
Reuters melaporkan bahwa kendaraan sport "86" dijagokan akan memicu kembalinya citra Toyota sebagai pembuat kendaraan yang "seru dan menyenangkan". Pada hari Minggu, Toyota memperkenalkan 86 di sirkuit Fuji di hadapan ribuan penggemar balap.
Kendaraan kompak tersebut berpenggerak roda belakang dengan mesin 2 liter. Namanya di Jepang adalah 86 atau "Hachi-roku" sedangkan di Eropa akan disebut GT86.
Angka 86 digunakan sebagai penghormatan terhadap generasi sport tahun 1980-an yang laris manis, Corolla Levin AE86.
"Setelah anda menunggu lama, kini kami perkenalkan kendaraan untuk pecinta kendaraan," kata bos Toyota, Akio Toyoda yang mengenakan pakaian balap pada acara tersebut.
86 memiliki empat tempat duduk dan merupakan kendaraan sport Toyota pertama sejak jenis MR-S dihentikan tahun 2007.
Toyota mengembangkan 86 bersama Fuji Heavy Industries Ltd. Fuji akan memasarkan "kembaran" 86 dengan merek Subaru BRZ.
86 menggunakan mesin pertama di dunia yang letaknya berlawanan secara horizontal. Teknologi injeksi yang digunakan adalah D-4S direct injection dari Toyota. Toyota adalah pemilik 16,5 persen saham Fuji Heavy.
Kerjasama Toyota dan Subaru menghasilkan mesin yang canggih tersebut. Subaru terkenal dengan turbo dan teknologi simetrikal all-wheel-drive sedangkan Toyota ahli dalam penggerak roda belakang.
"Mobil sport biasanya dirancang untuk jadi yang tercepat, terkuat dan akselerasi yang cepat, tapi setelah kami tanya kepada para penggemar motorsport di seluruh dunia, mereka ingin kendaraan sport yang lebih terjangkau dan enak digunakan dalam semua jenis jalan, tak cuma kencang di sirkuit," kata kepala perancang 86 dari tim Toyota, Tetsuya Tada.
86 memiliki body yang ringan, pusat gravitasi yang rendah dan penggerak roda belakang. Reuters memperkirakan harga kendaraan itu 32 ribu dolar AS di Jepang.
Beckham Masuk 10 Atlet Terkaya Dunia
Selasa, 29 November 2011, 08:53 WIB
Ita Lismawati F. Malau
David Beckham di Jumpa Pers Timnas Indonesia VS LA Galaxy (VIVAnews/ Muhamad Solihin)
VIVAnews - Karier David Beckham di dunia sepak bola mungkin saja meredup. Tapi, ini tidak berbanding lurus dengan uang yang masuk ke sakunya.
Majalah Forbes memasukkan gelandang LA Galaxy ini dalam 10 atlet terkaya di dunia. Majalah bisnis asal Amerika Serikat ini melansir bahwa kekayaan Beckham mencapai US$40 juta.
Kekayaan pesohor yang memiliki daya tarik khas ini bahkan lebih tinggi dibandingkan Christian Ronaldo yang masih merumput bersama Real Madrid.
Dari mana saja kekayaan suami Victoria Adams itu? Berbagai iklan dan royalti menjadi salah satu sumber kekayaannya. Sebut saja Adidas dan Samsung. Adidas masih memberikan royalti dari penjualan produknya untuk Beckham.
Majalah Forbes memasukkan gelandang LA Galaxy ini dalam 10 atlet terkaya di dunia. Majalah bisnis asal Amerika Serikat ini melansir bahwa kekayaan Beckham mencapai US$40 juta.
Kekayaan pesohor yang memiliki daya tarik khas ini bahkan lebih tinggi dibandingkan Christian Ronaldo yang masih merumput bersama Real Madrid.
Dari mana saja kekayaan suami Victoria Adams itu? Berbagai iklan dan royalti menjadi salah satu sumber kekayaannya. Sebut saja Adidas dan Samsung. Adidas masih memberikan royalti dari penjualan produknya untuk Beckham.
Untuk melihat videonya, klik di sini.
7 Atlet Tenis Terkaya di Dunia
Berikut adalah daftar 7 Atlet Tenis Terkaya di Dunia yang didasarkan padapendapatan dari kejuaraan tenis ditambah dengan pendapatan pribadi baik yang berupa iklan serta dari sponsor :
1 . Roger Federer ( Switzerland) – $ 35 million
2 . Maria Sharapova (Russia ) – $ 26 million.
3 . Rafel Nadal ( Spain ) – $ 18 million.
4. Andy Roddick ( USA) – $ 15 million.
5. Serena Williams ( USA ) – $ 15 million.
6. Venus Williams (USA ) – a $ 15 million.
7. Justine Henin (Belgium) – $ 10 million.
5. Serena Williams ( USA ) – $ 15 million.
6. Venus Williams (USA ) – a $ 15 million.
7. Justine Henin (Belgium) – $ 10 million.
belajar photoshop
CARA EDIT BACKGROUND PAKAI PHOTOSHOP
kali ini tentang bagaimana cara memisahkan Ojek Objek dengan background nya.. sebenernya ada banyak cara sih.. tutorial sebelum-sebelum nya juga udah pernah dibahas kok.. Tapi kali ini saya coba pake cara EXTRACT…
Langsung aja deh yaa ..
Buka photo yang mau diedit..
Sekarang kita langsung pisahin objek sama background nya… Klik FILTER > EXTRACT
di jendela extract ada menu-menu juga :
Highlighter tool : untuk menandai (masking) batas antara background dan objek yang mau dipisahin.
Brush tool : untuk menandai (masking) area yang mau dipisahin
Eraser Tool : menghapus masking jika ada kesalahan
Eyedropper tool : untuk menentukan warna sesuai dengan sample nya..
Clean Up tool : hanya muncul kalau hasil masking di preview ini gunanya untuk merapikan hasil masking dengan menghapus
Edge TouchUp TOol : Hanya muncul kalau hasil masking sudah dipreview , gunanya untuk merapikan hasil masing dengan cara menambah.
Zoom tool : Untuk memperbesar atau memperkecil gambar ( klik untuk memperbesar, ALT+ klik untuk memperkecil)
Hand tool : untuk menggerakan jendela gambar
Sekarang klik Highlighter tool , drag di perbatasan antara background dan objek ..
Bisa di zoom gambarnya untuk objek yang perlu detail pengerjaan nya.. Untuk membersar kecilkan brush cukup menekan tombol [ atau ]
[ : untuk mengecilkan brush
] : untuk membersarkan brush
Seleksi Semua nya sampai detail-detailnya seperti rambut ..
Kalo sudah beres semua, Klik brush tool, lalu klik di area yang akan diambil objeknya..
Klik Tombol Preview untuk melihat hasilnya … biasanya sih pasti ada yang kurang.. misalnya masih blom rapi, ada bagian yang mau kita ambil tapi kepotong.. dan lain-lain..
Gimana cara beresinnya ?
GUnakan clean up tool dan edge touch up tool
Bersihkan dengan clean up tool kalo masih kurang rapi, dan kalo ada bagian yang kehapus, gunakan touch up tool.. penggunaan nya tinggal drag & drop aja kok..
Hasilnya kira-kira nanti begini ..
Sekarang buka gambar Background yang lain, saya pake gambar situasi Broadway..
Drag Foto yang tadi diedit ke gambar background yang lain
Atur sedemikian rupa .. lalu cari pencahayaan dan pewarnaan supaya serasi dengan background. Bisa juga menggunakan Hue/saturation untuk penyesuaian.. bisa dicari-cari kok.. itu sangat menyenangkan hehehe..
Kita beri efek lagi..
Klik Add new fill and adjustment layer > Channel Mixer
Atur Channel mixer nya :
Bisa ditambahin dengan new fill and adjustment yang lain… silahkan bermain-main aja..
yang paling penting cara cropping nya harus bener..
Hasilnya :
Selamat Mencoba !
Rabu, 28 September 2011
SISTEM PENGENDALIAN INTERN PEMBELIAN
Sistem Pengendalian Intern
Pengertian Sistem Pengendalian Intern
American Institute of Certified Public Accountant (AICPA) mendefinisikan pengendalian intern yang dikutip oleh Feriyanto (2002:37) adalah sebagai berikut : “Pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan perusahaan, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen”.
Sedangkan pengendalian intern menurut Mustofa (1995:71) adalah cara-cara untuk mengatasi pengamatan harta kekayaan, memperoleh informasi bagi pimpinan, melancarkan operasional dan dipatuhinya kebijakan-kebijakan perusahaan.
Pembentukan suatu sistem tidak terlepas dari adanya suatu sistem pengendalian internal (intern control sistem), karena pengendalian internal harus melekat di dalam sistem itu sendiri. Agar landasan berpikir kita lebih terintegrasi maka perlu juga dituangkan definisi dari pengendalian internal.
Pengendalian Internal pertama kali didefinisikan oleh AICPA pada tahun 1949 yang dikutip oleh Yogiyanto (1996:358) adalah meliputi:
Struktur suatu organisasi dan semua metode-metode yang terkoordinir serta ukuran-ukuran yang ditetapkan di dalam suatu perusahaan untuk tujuan menjaga ditetapkannya di dalam suatu perusahaan untuk tujuan menjaga keamanan harta kekayaan milik perusahaan, memeriksa ketepatan dan kebenaran data akuntansi, meningkatkan efisiensi operasi kegiatan, dan mendorong ditaatinya kebijaksanaan-kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan.
Muyadi ( 2001: ) mendefinsikan sebagai berikut:
Sistem pengendalian internal meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
Sedangkan menurut definisi diatas tujuan dari pengendalian internal adalah sebagai berikut Mulyadi (2001:164):
Menjaga keamanan harta kekayaan milik organisasi.
Maksud dari tujuan ini adalah melindungi harta kekayaan organisasi dari kerugian yang disebabkan oleh kesalahan yang disengaja maupun yang tidak disengaja dalam transaksi penanganan harta organisasi.
Kesalahan yang tidak disengaja misalnya penulisan jumlah pendapatan yang tidak sesuai dengan yang sebenarnya sedangkan kesalahan yang disengaja misalnya penggelapan harta milik organisasi yang biasanya disertai pemalsuan pencatatan.
Memeriksa ketepatan dan kebenaran atau keandalan data akuntansi.
Maksud dari tujuan ini adalah bahwa data akuntansi yang teliti dan andal sangat diperlukan oleh organisasi karena mencerminkan keadaan organisasi yang sebenarnya dan mempengaruhi keputusan yang akan diambil oleh manajemen
Meningkatkan atau mendorong efisiensi operasi kegiatan.
Maksudnya adalah bahwa dalam setiap melakukan kegiatan harus mempertimbangkan faktor efisiensi, apabila ada kegiatan yang kurang efisien maka manajemen harus memperhatikan dan mencari penyebab dari ketidak efisienan kegiatan tersebut, dengan menemukan penyebab ketidak efisienan maka akan dapat dicarikan jalan keluar untuk perbaikan. Dengan demikian kegiatan yang dilakukan dapat berjalan secara efisien.
Mendorong ditaatinya kebijaksanaan-kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan.
Artinya dalam setiap melakukan kegiatan harus selalu berpegang teguh pada kebijaksanaan-kebijaksanaan yang telah dilakukan oleh manajemen.
Menurut tujuannya Mulyadi (2001:163) menyebutkan:
Sistem pengendalian internal dapat dibagi menjadi dua macam, pengendalian internal akuntansi (accounting control ), dan pengendalian internal administratif ( administrative control ).
Pengendalian internal akuntansi meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, sehingga dapat menjamin kekayaan organisasi dan menghasilkan laporan keuangan yang dapat dipercaya.
Pengendalian internal adminitratif meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk mendorong efisiensi dan dipatuhinya kebijakan manajemen.
Dari definisi tersebut dapat diartikan bahwa pengendalian internal meliputi beberapa hal berikut ini:
- Struktur suatu organisasi.
- Semua metode-metode dan cara-cara yang terkoordinir.
- Ukuran-ukuran yang ditetapkan di dalam suatu perusahaan yang mempunyai tujuan
Tujuan Sistem Pengendalian Intern
Menurut Mustofa (1995:73) tujuan pengendalian intern suatu organisasi adalah sebagai berikut :
1. Mengamankan harta perusahaan
Dalam pengertian yang sempit berarti usaha-usaha penyelewengan yang disengaja. Sekarang pengertian diperluas termasuk mencegah kesalahan-kesalahan administrasi yang tidak disengaja, misalnya salah penjumlahan dan semacamnya. Demikian juga usaha-usaha mencegah kesalahan dalam pengambilan keputusan manajemen.
2. Memperoleh data yang dipercaya
Data dipercaya karena dapat dipakai untuk keperluan intern perusahaan maupun pihak ekstern. Data bisa dipakai untuk menentukan tindak lanjut tentang produksi, penjualan pengukuran efisiensi dan lain-lain.
3. Melancarkan Operasi dan Efisien
Agar operasi organisasi tetap lancar pada kapasitas yang maksimal, kemajuan-kemajuan dalam penjualan selalu diimbangi kemajuan-kemajuan dalam pelayanan. Setiap periodic selalu dievaluasi kelemahan-kelemahannya dan memberikan perbaikan-perbaikan yang diperlukan. Organisasi selain berfungsi melancarkan operasional juga berfungsi sebagai pengendalian efisiensi. Dengan ditetapkannya bagian-bagian yang ada dalam suatu organisasi sebagai pusat-pusat pertanggung jawaban, maka para kepala bagian memperoleh tugas pengawasan efisiensi.
4. Mendorong ditaatinya kebijakan-kebijakan manajemen.
Tujuan organisasi baik jangka pendek maupun jangka panjang akan mudah dicapai apabila kebijakan-kebijakan manajemen yang ditetapkan telah dipatuhi atau dilaksanakan dengan baik oleh semua pihak yang ada pada organisasi tersebut.
Sistem pengendalian internal menurut tujuannya maka ada beberapa unsur pokok yang terdapat dalam sistem pengendalian internal. Unsur-unsur pokok tersebut menurut Mulyadi (2001:165) adalah:
Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.
Struktur organisasi merupakan rerangka (framework) pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan utama organisasi. Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi ini didasarkan pada prinsip-prinsip berikut ini :
- Harus dipisahkan fungsi–fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi yang memiliki wewenang untuk melaksanakan suatu kegiatan. Setiap kegiatan memerlukan otorisasi dari pejabat yang mempunyai wewenang untuk melaksanakan kegiatan tersebut.
- Fungsi penyimpanan adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk menyimpan aktiva organisasi sedangkan fungsi akuntansi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk melakukan pencatatan peristiwa keuangan.
- Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi hal ini untuk meminimal atau menghindari adanya tindak kecurangan.
- Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang pendapatan dan biaya.
Dalam organisasi setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang mempunyai wewenang untuk menyetujui adanya transaksi tersebut. Oleh karena itu dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi. Seperti telah diuraikan diatas formulir merupakan media yang digunakan untuk merekam penggunaan wewenang memberikan otorisasi terlaksananya transaksi organisasi. Di lain pihak formulir merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar untuk pencatatan suatu transaksi dalam catatan akuntansi. Prosedur pencatatan yang baik akan menjamin data yang direkam dalam formulir dicatat dalam catatan akuntansi dengan tingkat ketelitian dan keandalannya (reliability) yang tinggi, dengan demikian sistem otorisasi akan menjamin dihasilkannya dokumen pembukuan yang dapat dipercaya sehingga akan menjadi masukan yang dapat dipercaya bagi proses akuntansi.
Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.
Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktik yang sehat dalam pelaksanaannya. Adapun cara-cara yang umumnya ditempuh oleh organisasi dalam menciptakan praktik yang sehat adalah :
- Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya harus dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang. Karena formulir merupakan alat untuk memberikan otorisasi terlaksananya transaksi maka pengendalian pemakaiannya dengan menggunakan nomor urut tercetak akan dapat menetapkan pertanggungjawaban terlaksananya transaksi.
- Pemeriksaan mendadak (surprised audit ). Pemeriksaan mendadak dilaksanakan tanpa pemberitahuan lebih dahulu kepada pihak yang akan diperiksa dengan jadwal yang tidak teratur. Jika dalam suatu organisasi dilaksanakan pemeriksaan mendadak terhadap kegiatan-kegiatan pokoknya maka akan mendorong karyawan untuk melasanakan tugasnya sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan.
- Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi, tanpa ada campur tangan dari orang atau unit organisasi lain. Karena setiap transaksi dilaksanakan dengan campur tangan pihak lain sehingga terjadi internal check terhadap pelaksanaan tugas setiap organisasi yang terkait maka setiap unit organisasi akan melaksanakan praktik yang sehat dalam pelaksanaan tugasnya.
- Perputaran jabatan (job rotation). Perputaran jabatan yang diadakan secara rutin akan dapat menjaga independensi pejabat dalam malaksanakan tugasnya sehingga persengkongkolan diantara mereka dapat dihindari.
- Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak. Karyawan kunci organisasi diwajibkan mengambil cuti yang menjadi haknya. Selama cuti jabatannya digantikan sementara oleh pejabat lain sehingga seandainya terjadi kecurangan dapat diungkap oleh pejabat yang menggantikan sementara.
- Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatatannya. Untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian dan keandalan catatan akuntansinya, secara periodik harus diadakan pencocokan atau rekonsiliasi antara kekayaan secara fisik dengan catatan akuntansinya.
- Pembentukan unit organsasi yang bertugas untuk mengecek efektifitas unsur-unsur sistem pegendalian internal yang lain
Struktur organisai yang baik, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan serta berbagai cara yang diciptakan untuk mendorong praktik yang sehat semuanya sangat tergantung kepada manusia yang melaksanakannya. Diantara empat unsur pokok pengendalian internal tersebut diatas unsur mutu karyawan merupakan unsur sistem pengendalian internal yang paling penting.
Jika organisasi memiliki karyawan yang kompeten dan jujur, unsur pengendalian internal yang lain dapat dikurangi sampai batas yang minimum, dan organisasi tetap mampu menghasilkan pertanggungjawaban keuangan yang dapat diandalkan.
Dari uraian tentang unsur-unsur pokok tersebut diatas dapat disimpulkan bahwa unsur-unsur pokok tentu membutuhkan adanya prosedur-prosedur pengendalian. Prosedur-prosedur pengendalian merupakan kebijakan dan prosedur-prosedur yang tercakup dalam lingkungan pengendalian dan sistem akuntansi yang harus ditetapkan oleh manajemen untuk memberikan jaminan yang memadai bahwa tujuan tertentu akan dapat dicapai.
Al Haryono Jusup (2005:4) menyebutkan prosedur-prosedur pengendalian memiliki beragam tujuan dan dapat diaplikasikan ke berbagai tingkatan dalam suatu organisasi, dapat juga dipadukan dengan komponen-komponen tertentu dari lingkungan pengendalian dan sistem akuntansi.
Prosedur Pengendalian internal berbeda-beda antar organisasi yang satu dengan lainnya, dan bergantung pada beberapa faktor seperti sifat operasi dan besarnya organisasi. Namun demikian prinsip-prinsip pengendalian internal yang pokok dapat diterapkan pada semua organisasi.
Menurut Al Haryono Jusup ( 2005:4) ada .tujuh buah prinsip pengendalian internal yang pokok meliputi:
Penetapan Tanggung jawab secara Jelas.
Untuk menciptakan pengendalian internal yang baik, manajemen harus menetapkan tanggung jawab secara jelas dan tiap orang memiliki tanggung jawab untuk tugas yang diberikan kepadanya. Apabila perumusan tanggung jawab tidak jelas dan terjadi suatu kesalahan, maka akan sulit untuk mencari siapa yang bertanggung jawab atas kesalahan tersebut.
Penyelenggaraan Pencatatan yang Memadai.
Untuk melindungi aktiva dan menjamin bahwa semua karyawan melaksanakan prosedur yang ditetapkan, diperlukan pencatatan yang baik. Catatan yang bisa dipercaya akan menjadi sumber informasi yang dpat digunakan manajemen untuk memonitor operasi organisasi. Salah satunya adalah merancang formulir-formulir secara cermat dan sesuai dengan kebutuhan dan menggunakan dengan benar.
Pengasuransian Kekayaan dan Karyawan Organisasi.
Kekayaan organisasi harus diasuransikan dengan jumlah pertanggungan yang memadai, demikian pulah karyawan yang menangani kas dan surat-surat berharga harus dipertanggungkan. Salah satu cara mempertanggungkan karyawan adalah dengan membeli polis asuransi atas kerugian akibat pencurian oleh karyawan.
Pemisahan Pencatatan dan Penyimpanan Aktiva
Prinsip pokok pengendalian internal mensyaratkan bahwa pegawai yang menyimpan atau bertanggungjawab atas aktiva tertentu, tidak diperkenankan mengurusi catatan akuntansi atas aktiva yang bersangkutan.
Pemisahan Tangung Jawab atas Transaksi yang Berkaitan.
Pertanggunjawaban atas transaksi yang berkaitan harus ditetapkan pada orang-orang atau bagian-bagian dalam organisasi sehingga pekerjaan yang dilakukan oleh seseorang akan diperiksa oleh orang lain.
Penggunaan Peralatan Mekanis (jika Memungkinkan)
Apabila keadaan memungkinkan, sebaiknya organisasi menggunakan peralatan-peralatan mekanis seperti kas register, check protector, mesin pencatat waktu dan peralatan mekanis lainnya.
Pelaksanaan Pemeriksaan secara Independen
Apabila suatu sistem pengendalian internal telah dirancang dengan baik, penyimpangan tetap mungkin terjadi sepanjang waktu. Oleh karena itu perlu pengkajian ulang secara teratur untuk memastikan bahwa prosedur-prosedur telah diikuti dengan benar. Pengkajian ulang ini harus dilakukan oleh pemeriksa internal yang tidak terlibat langsung dalam operasi suatu organsasi. Apabila pemeriksa internal berkedudukan independen, maka ia dapat melakukan evaluasi mengenai efisiensi operasi secara menyeluruh dan efektif tidaknya sistem pengendalian internal.
Unsur-Unsur Sistem Pengendalian Intern
American Institute of certified Public Accountant (AICPA) menjelaskan unsur-unsur pengendalian intern yang dikutip oleh mustofa (1995:75) adalah sebagai berikut :
1. Struktur Organisasi
Pada umumnya setiap perusahaan memiliki organisasi baik formal maupun tidak. Struktur organisasi merupakan kerangka untuk pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan.
2. Sistem Pengotorisasian
Setiap transaksi hanya terdiri atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Dan prosedur pencatatan yang baik akan menghasilkan informasi yang teliti dan dapat dipercaya mengenai kekayaan, utang, pendapatan dan biaya suatu organisasi perusahaan.
3. Praktek Yang Sehat
Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang serta prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik, jika tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktek yang sehat dalam pelaksanaannya. Pelaksanaan yang baik membutuhkan disiplin yang kuat dari masing-masing unit kerja. Sistem dan prosedur diberlakukan bagi semua unit kerja mulai dari pimpinan puncak sampai unit kerja paling bawah, tanpa membedakan pangkat atau jabatan. Orang pertama yang harus melaksanakan aturan-aturan yang ada dalam sistem dan prosedur adalah pimpinan punca, sedang yang lain mengikutinya.
4. Derajat Mutu Pegawai
Mutu pegawai mempunyai arti yang lebih luas daripada sekerdar keahlian (professional). Tetapi yang lebih penting adalah sikap mental, sikap perilaku dan sikap tahu terhadap fungsi jabatannya, kuat dalam prinsip, sikap interaktif dan kooperatif. Banyak orang pandai, orang cakap, tetapi tidak berprinsip, hal demikian akan melemahkan pengendalian intern.
Unsur Pengendalian Intern dalam Sistem Akuntansi Pembelian
Menurut Mulyadi (2001:311) Unsur penegendalian intern yang seharusnya ada dalam system akuntansi pembelian dirancang untuk mencapai tujuan pokok pengendalian intern akuntansi berikut ini : menjaga kekayaan (persediaan) dan kewajiban perusahaan (utang dagang atau bukti kas keluar yang akan dibayar), menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi (utang dan persediaan), Untuk merancang unsur-unsur pengendalian intern akuntansi yang diterapkan dalam Sistem akuntansi pembelian, terdapat 3 unsur pokok yang hares diperhatikan. Unsur-unsur pokok tersebut adalah :
1. Organisasi
2. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan.
3. Praktik yang sehat.
a. Organisasi
Perancangan organisasi dalam sistem akuntansi Pembelian harus didasarkan pads unsur pokok sistem pengendalian intern berikut ini :
1. Fungsi pembelian hares terpisah dari fiuigsi penerimaan
Pemisahan kedua fungsi ini dimaksudkan untuk menciptakan pengecekan intern dalam pelaksanaan transaksi pembelian. Dalam transaksi pembelian fungsi pembelian berkewajiban untuk mendapatkan penjual sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan. Untuk menjamin bahwa barang yang dikirim oleh pemasok sesuai dengan barang yang dipesan, diperlukan fungsi lain untuk melakukan pengecekan secara independent mengenai kesesuaian jenis, kuantitas, mutu dan tanggal pengiriman barang yang direalisasikan oleh pemasok dengan yang tercantum dalam surat order pembelian. Oleh karena itu, perlu dibentuk fungsi penerunaan yang terpisah dari fungsi pembelian, fungsi penerimaan mempunyai wewenang untuk menolak barang yang dikirim oleh pemasok, yang tidak sesuai dengan barang yang tercantum dalam surat order pembelian.
2. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi
Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi akuntansi yang melaksanakan pencatatan utang dan persediaan barang harus dipisahkan dari fungsi operasi yang melaksanakan transaksi pembelian. Fungsi pembelian ini berada di tangan bagian pembelian, berdasarkan unsur sistem pengendalian intern yang baik, fungsi akuntansi harus dipisahkan dari kedua fungsi pokok yang lain : yaitu fungsi operasi dan fungsi penyimpanan, hal ini dimaksudkan untuk menjaga kekayaan perusahaan dan menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi.
3. Fungsi penerimaan harus terpisah dari fungsi penyimpanan barang Fungsi penerimaan merupakan fungsi operasi yang bertanggung jawab atas penerimaan/penolakar barang yang diteruna dari pemasok. Fungsi penyimpanan merupakan fungsi yang bertanggung jawab atas penyimpanan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan. Kedua fungsi tersebut harus dipisahkan karena kegiatan penerimaan barang memerlukan keahlian mengenai barang dan pengetahuan mengenai syarat-syarat pembelian, dan kegiatan penyimpanan barang memerlukan keahlian dalam pengelolaan penyimpanan barang dan pelayanan pengambilan barang bagi pemakai.
4. Transaksi harus dilaksanakan oleh lebih dari satu orang atau lebih dari satu fungsi
Setiap transasksi harus dilaksanakan dengan melibatkan lebih dari satu karyawan/lebih dan satu fungsi. Dengan penggunaan unsur sistem pengendalian intern tersebut, setiap pelaksanaan transaksi selalu akan tercipta internal check yang mengakibatkan pekerjaan fungsi yang satu dicheck ketelitian dan keandalannya oleh fungsi yang lain. Oleh karena itu dalam sistem akuntansi pembelian, transaksi pembelian hams dilaksanakan oleh fungsi gudang, fungsi pembelian, fungsi penerimaan, ficngsi akuntansi. Tidak ada transaksi pembelian yang dilaksanakan secara lengkap oleh hanya satu fungsi tersebut.
b. Sistem Otorisasi dan prosedur Pencatatan
Dalam organisasi setiap transaksi keuangan terjadi melalui sistem otorisasi tertentu. Otorisasi terjadinya transaksi dilakukan dengan pembubuhan tanda tangan oleh manajer yang memiliki wewenang untuk itu, pada dokumen sumber setiap transaksi yang terjadi dicatat daiam catatan akuntansi melalul prosedur pencatatan terternu. Dengan demikian, maka kekayaan perusahaan akan terjamin keamanannya dan data akuntansi yang dicatat terjamin ketelitian dan keandalannya. Beberapa dokumen yang harus diotorisasi adalah sebagai berikut :
1. Surat perrnintaan pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang, untuk barang yang disimpan dalam gudang atau kepala fungsi pemakai barang, untuk barang yang langsung dipakai.
2. Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian atau pejabat yang lebih tinggi.
3. Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan.
4. Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau pejabat yang lebih tinggi.
c. Praktek yang Sehat
1. Penggunaan formulir bernomor urut tercetak.
2. Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing dari berbagai pemasok.
3. Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan. Jika fungsi ini telah menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi pembelian.
4. Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari pemasok dengan cara menghitung barang tersebut dan mernbandingkannya dengan tembusan surat order pembelian.
5. Terdapat pengecekan harga, syarat pembelian dan ketelitian perkalian dalam faktur dari pemasok sebelum faktur tersebut diproses untuk dibayar.
6. Bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya dicap “Lunas” oleh fungsi pengeluaran kas setelah cek dikirimkan kepada pemasok.
Siklus Pelaporan
I. SKEMA PENGKODEAN DATA
A. Sebuah Sistem Tanpa Kode
Perusahaan-perusahaan memproses volume besar transaksi dan akun-akun yang memiliki atribut mirip dengan perusahaan lain dalam kelas yang sama. Pada kenyataannya, atribut-atribut umum ini merupakan basis untuk pengklasifikasian akun-akun dan transaksi.
Pendekatan tanpa kode ini memerlukan ruang pencatatan yang luas, memakan waktu untuk mencatat, dan jelas rentan terhadap banyak jenis kesalahan.
B. Sebuah Sistem Dengan Kode
Masalah-masalah dipecahkan atau setidaknya sangat dikurangi, dengan menggunakan kode-kode yang mewakili setiap item dalam akun persediaan dan pemasok.
Pentingnya pengkodean data ini adalah :
1. Dengan tepat mewakili sejumlah informasi yang kompleks yang jika tidak akan dikode akan berantakan.
2. Menyediakan sarana akuntabilitas untuk kelengkapan transakasi yang diproses.
3. Mengidentifikasi transaksi dan akun yang unik dalam satu file.
4. Mendukung fungsi audit dengan menyediakan jejak audit yang efektif.
C. Skema Pengkodean Numerik Dan Alfabetis
Kode Sekuensial
Kode sekuensal mewakili item-item dalam tatanan yang berurutan ( menurun atau menaik). Suatu aplikasi yang uumu dari kode sekuensal numeric adalah dokumen sumber yang sudah diberi nomor sebelumnya.
Keunggulan. Pengkodean sekuensial mendukung rekonsiliasi transaksi batch, seperti pesanan penjualan, pada akhir pemrosesan. Dengan melacak nomor taransaksi kembali kembali ke tahap-tahap proses, pihak manajemen dapat selanjutnya manentukan penyebab dan efek dari kesalahan tersebut. Tanpa dokumen yang diberi nomor berurutan, masalah pensortiran akan sulit dideteksi dan dipecahkan.
Kelemahan. Pengkodean sekuensal tidak membawa kandungan informasi di luar tatanan urutan dokumen. Pengkodean sekuensial sulit diubah. Penyisipan suatu system baru pada titik tengah tertentu memerlukan penomoran kembali item-item tersebut.
Kode Blok
Suatu kode blok numerik merupakan variasi dari pengkodean sekuensial yang mengatasi sebagian dari kelemahannya. Pendekatan ini dapat mewakili seluruh item-item kelas ke kisaran spesifik dalam skema pengkodean.
Keunggulan. Pengkodean blok memungkinkan penyisipan kode baru dalam satu blok tanpa harus mengorganisasikan kembali struktur kode. Misalnya, jika nomor akun biaya 626, digit pertama menunjukkan bahwa akun ini merupakan biaya operasi. Semakin banyak digit dalam kisaran kode, semakin banyak item dalam blok yang dapat ditempatkan.
Kelemahan. Sama halnya dengan kode sekuensal, kandungan informasi dari kode blok tidak langsung kelihatan.
Kode alfabetis
Kode alfabetis dapat digunakan untuk banyak tujuan yang sama seperti kode numerik. Karakter alfabetis dapat ditempatkan secara berurutan (dalam urutan alfabetis) atau dapat digunakan dalam teknik pengkodean blok atau grup.
Keunggulan. Kapasitas untuk mewakili sejumlah besar item meningkat secara dramatis melalui penggunaan kode alfabetis murni atau karakter alfabetis yang digabungkan dengan kode numeric (kode alfanumerik).
Kelemahan. Sulit merasionalisasi makna kode-kode yang telah ditetapkan secara sekuensial. Mensortir record yang dikodekan secara alfabetis cenderung lebih sulit bagi pemakai.
Kode Mnemonik
Kode Mnemonik adalah karakter alfabetis dalam bentuk akronim dan kombinasi lainnya yang bermakna.
Keunggulan. Skema Mnemonik membuat pemakai tidak perlu mengingat artinya; kode itu sendiri membawa informasi tingkat tinggi tentang item yang mewakilinya.
Kelemahan. Walaupun kode Mnemonik berguna untuk mewakili kelas-kelas item, kemampuan mereka terbatas dalam mewakili item-item dalam satu kelas.
II. SISTEM BUKU BESAR UMUM
A. Voucher Jurnal
Sebuah voucher jurnal, yang dapat digunakan untuk mewakili rangkuman transaksi yang serupa atau suatu transaksi yang unik, mengidentifikasi jumlah keuangan dan akun buku besar umum yang dipengaruhi. Transaksi rutin, jurnal penyesuaian dan jurnal penutup, semuanya dimasukkan ke buku besar umum dari voucher jurnal. Karena voucher jurnal harus disetujui oleh manajer yang bertanggung jawab, mreka menyediakan control yang efektif terhadap jurnal buku besar umum yang tidak diotorisasi. Jurnal buku besar umum tradisional tidak digunakan dalam sistem ini yang menggunakan voucher jurnal. Kebanyakan organisasi talah mengganti buku besar umum denagan file voucher jurnal.
B. Database GLS
Database GLS terdiri atas sejumlah file transaksi, file induk, file referensi dan file arsip.
File induk buku besar umum merupakan file utama dalam database GLS. Basis dari file ini adalah kode daftar akun perusahaan.
File Sejarah Buku Besar Umum memiliki format yang sama dengan induk GL. Tujuan utama file ini adalah untuk mewakili laporan keuangan komparatif dengan basis historis.
File Voucher Jurnal Historis berisi voucher jurnal untuk periode masa lalu. Informasi histories ini mendukung tanggung jawab kepengurusan manajemen untuk menghitung utilisasi sumber daya.
File Pusat Pertanggungjawaban berisi data pendapatan, pengeluaran dan utilisasi sumber daya lainnya untuk setiap pusat pertanggungjawaban dalam organisasi.
File Anggaran Induk berisi jumlah anggaran untuk pendapatan, biaya, dan sumber daya lainnya untuk pusat-pusat pertanggungjawaban.
III. SISTEM PELAPORAN KEUANGAN
Tanggung jawab untuk memberikan infomasi ke pihak eksternal ditepkan oleh standar hukum. Kebanyakan dari informasi ini ada dalam bentuk laporan keuangan tradisional, pengembalian pajak dan dokumen-dokumen yang diperlukan agen-agen penetap Undang-undang.
Penerima utama dari informasi laporan keuangan adalah para pemakai eksternal, seperti para pmegang saham, kreditur dan agen-agen pemerintah. Informasi pelaporan keuangan harus disiapkan dan disajikan semua organisasi dengan cara-cara yang diterima umum dan dipahami pemakai eksternal.
A.Pemakai canggih dengan kebutuhan Infornasi Homogen.
Karena komunitas pemakai eksternal sangat besar dan kebutuhan informasi individualnya bervariasi, laporan keuangan diarahkan ke audience umum. Dengan kata lain, diasumsikan bahwa pemakai laporan keuangan memahami konvensi-konvensi dan prinsip-prinsio akuntansi yang diterapkan dan bahwa laporan tersebut memiliki kandungan informasi yang berguna.
B. Aktivitas FRS
Sumber-sumber input untuk FRS terdiri atas file induk buku besar umum saat ini, file histories buku besar umum, dan input langsung ( jurnal penyesuaian dan jurnal penutup) dari kelompok pelaporan keuangan. Output yang paling umum dari FRS dalah laporan keuangan, termasuk neraca, laporan laba rugi dan laporan arus kas. Laporan-laporan ini, berdasarkan file induk besar umum, dikirimkan kepada para pemegang saham, kreditur dan pihak investor luar lainnya.
C. PROSES AKUNTANSI KEUANGAN
FRS pada kenyataannya merupakan langkah terkhir dalam seluruh proses akuntansi keuangan ynag dimulai dari siklus transaksi. Untuk menempatkannya dalam perspektif yang tepat, kita harus mempertimbngkan proses ini dalam hubungannya dalam subsistem informasi lainnya.
A. Sebuah Sistem Tanpa Kode
Perusahaan-perusahaan memproses volume besar transaksi dan akun-akun yang memiliki atribut mirip dengan perusahaan lain dalam kelas yang sama. Pada kenyataannya, atribut-atribut umum ini merupakan basis untuk pengklasifikasian akun-akun dan transaksi.
Pendekatan tanpa kode ini memerlukan ruang pencatatan yang luas, memakan waktu untuk mencatat, dan jelas rentan terhadap banyak jenis kesalahan.
B. Sebuah Sistem Dengan Kode
Masalah-masalah dipecahkan atau setidaknya sangat dikurangi, dengan menggunakan kode-kode yang mewakili setiap item dalam akun persediaan dan pemasok.
Pentingnya pengkodean data ini adalah :
1. Dengan tepat mewakili sejumlah informasi yang kompleks yang jika tidak akan dikode akan berantakan.
2. Menyediakan sarana akuntabilitas untuk kelengkapan transakasi yang diproses.
3. Mengidentifikasi transaksi dan akun yang unik dalam satu file.
4. Mendukung fungsi audit dengan menyediakan jejak audit yang efektif.
C. Skema Pengkodean Numerik Dan Alfabetis
Kode Sekuensial
Kode sekuensal mewakili item-item dalam tatanan yang berurutan ( menurun atau menaik). Suatu aplikasi yang uumu dari kode sekuensal numeric adalah dokumen sumber yang sudah diberi nomor sebelumnya.
Keunggulan. Pengkodean sekuensial mendukung rekonsiliasi transaksi batch, seperti pesanan penjualan, pada akhir pemrosesan. Dengan melacak nomor taransaksi kembali kembali ke tahap-tahap proses, pihak manajemen dapat selanjutnya manentukan penyebab dan efek dari kesalahan tersebut. Tanpa dokumen yang diberi nomor berurutan, masalah pensortiran akan sulit dideteksi dan dipecahkan.
Kelemahan. Pengkodean sekuensal tidak membawa kandungan informasi di luar tatanan urutan dokumen. Pengkodean sekuensial sulit diubah. Penyisipan suatu system baru pada titik tengah tertentu memerlukan penomoran kembali item-item tersebut.
Kode Blok
Suatu kode blok numerik merupakan variasi dari pengkodean sekuensial yang mengatasi sebagian dari kelemahannya. Pendekatan ini dapat mewakili seluruh item-item kelas ke kisaran spesifik dalam skema pengkodean.
Keunggulan. Pengkodean blok memungkinkan penyisipan kode baru dalam satu blok tanpa harus mengorganisasikan kembali struktur kode. Misalnya, jika nomor akun biaya 626, digit pertama menunjukkan bahwa akun ini merupakan biaya operasi. Semakin banyak digit dalam kisaran kode, semakin banyak item dalam blok yang dapat ditempatkan.
Kelemahan. Sama halnya dengan kode sekuensal, kandungan informasi dari kode blok tidak langsung kelihatan.
Kode alfabetis
Kode alfabetis dapat digunakan untuk banyak tujuan yang sama seperti kode numerik. Karakter alfabetis dapat ditempatkan secara berurutan (dalam urutan alfabetis) atau dapat digunakan dalam teknik pengkodean blok atau grup.
Keunggulan. Kapasitas untuk mewakili sejumlah besar item meningkat secara dramatis melalui penggunaan kode alfabetis murni atau karakter alfabetis yang digabungkan dengan kode numeric (kode alfanumerik).
Kelemahan. Sulit merasionalisasi makna kode-kode yang telah ditetapkan secara sekuensial. Mensortir record yang dikodekan secara alfabetis cenderung lebih sulit bagi pemakai.
Kode Mnemonik
Kode Mnemonik adalah karakter alfabetis dalam bentuk akronim dan kombinasi lainnya yang bermakna.
Keunggulan. Skema Mnemonik membuat pemakai tidak perlu mengingat artinya; kode itu sendiri membawa informasi tingkat tinggi tentang item yang mewakilinya.
Kelemahan. Walaupun kode Mnemonik berguna untuk mewakili kelas-kelas item, kemampuan mereka terbatas dalam mewakili item-item dalam satu kelas.
II. SISTEM BUKU BESAR UMUM
A. Voucher Jurnal
Sebuah voucher jurnal, yang dapat digunakan untuk mewakili rangkuman transaksi yang serupa atau suatu transaksi yang unik, mengidentifikasi jumlah keuangan dan akun buku besar umum yang dipengaruhi. Transaksi rutin, jurnal penyesuaian dan jurnal penutup, semuanya dimasukkan ke buku besar umum dari voucher jurnal. Karena voucher jurnal harus disetujui oleh manajer yang bertanggung jawab, mreka menyediakan control yang efektif terhadap jurnal buku besar umum yang tidak diotorisasi. Jurnal buku besar umum tradisional tidak digunakan dalam sistem ini yang menggunakan voucher jurnal. Kebanyakan organisasi talah mengganti buku besar umum denagan file voucher jurnal.
B. Database GLS
Database GLS terdiri atas sejumlah file transaksi, file induk, file referensi dan file arsip.
File induk buku besar umum merupakan file utama dalam database GLS. Basis dari file ini adalah kode daftar akun perusahaan.
File Sejarah Buku Besar Umum memiliki format yang sama dengan induk GL. Tujuan utama file ini adalah untuk mewakili laporan keuangan komparatif dengan basis historis.
File Voucher Jurnal Historis berisi voucher jurnal untuk periode masa lalu. Informasi histories ini mendukung tanggung jawab kepengurusan manajemen untuk menghitung utilisasi sumber daya.
File Pusat Pertanggungjawaban berisi data pendapatan, pengeluaran dan utilisasi sumber daya lainnya untuk setiap pusat pertanggungjawaban dalam organisasi.
File Anggaran Induk berisi jumlah anggaran untuk pendapatan, biaya, dan sumber daya lainnya untuk pusat-pusat pertanggungjawaban.
III. SISTEM PELAPORAN KEUANGAN
Tanggung jawab untuk memberikan infomasi ke pihak eksternal ditepkan oleh standar hukum. Kebanyakan dari informasi ini ada dalam bentuk laporan keuangan tradisional, pengembalian pajak dan dokumen-dokumen yang diperlukan agen-agen penetap Undang-undang.
Penerima utama dari informasi laporan keuangan adalah para pemakai eksternal, seperti para pmegang saham, kreditur dan agen-agen pemerintah. Informasi pelaporan keuangan harus disiapkan dan disajikan semua organisasi dengan cara-cara yang diterima umum dan dipahami pemakai eksternal.
A.Pemakai canggih dengan kebutuhan Infornasi Homogen.
Karena komunitas pemakai eksternal sangat besar dan kebutuhan informasi individualnya bervariasi, laporan keuangan diarahkan ke audience umum. Dengan kata lain, diasumsikan bahwa pemakai laporan keuangan memahami konvensi-konvensi dan prinsip-prinsio akuntansi yang diterapkan dan bahwa laporan tersebut memiliki kandungan informasi yang berguna.
B. Aktivitas FRS
Sumber-sumber input untuk FRS terdiri atas file induk buku besar umum saat ini, file histories buku besar umum, dan input langsung ( jurnal penyesuaian dan jurnal penutup) dari kelompok pelaporan keuangan. Output yang paling umum dari FRS dalah laporan keuangan, termasuk neraca, laporan laba rugi dan laporan arus kas. Laporan-laporan ini, berdasarkan file induk besar umum, dikirimkan kepada para pemegang saham, kreditur dan pihak investor luar lainnya.
C. PROSES AKUNTANSI KEUANGAN
FRS pada kenyataannya merupakan langkah terkhir dalam seluruh proses akuntansi keuangan ynag dimulai dari siklus transaksi. Untuk menempatkannya dalam perspektif yang tepat, kita harus mempertimbngkan proses ini dalam hubungannya dalam subsistem informasi lainnya.
Sistem Penggajian dan Pengupahan
1. Pengertian Sistem Akuntansi
Sistem dirancang untuk menangani sesuatu yang berulangkali atau secara rutin terjadi. Gaji dan upah adalah komponen biaya yang secara rutin terjadi dalam penyelenggaraan perusahaan dan sangat penting, karena berkaitan dengan motivasi karyawan. Pada perusahaan yang bergerak di sektor jasa, gaji dan upah merupakan biaya yang paling dominan. Untuk memudahkan pelaksanaan administrasinya maka diperlukan suatu sistem, yaitu sistem akuntansi gaji dan upah.
Dengan adanya sistem akuntansi yang memadai, menjadikan akuntan perusahaan dapat menyediakan informasi keuangan bagi setiap tingkatan manajemen, para pemilik atau pemegang saham, kreditur dan para pemakai laporan keuangan lain. Sistem Akuntansi tersebut dapat digunakan oleh manajemen untuk merencanakan dan mengendalikan operasi perusahaan. Sehingga dapat mencapai sasaran dan menjamin atau menyediakan laporan keuangan yang tepat.
Untuk lebih mengetahui arti pentingnya sistem akuntansi maka kita harus memahami pengertian dan fungsi sistem akuntansi tersebut melalui pendapat beberapa ahli.
Menurut Cole dalam Baridwan (1999:3), “Sistem adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi perusahaan”.
Mulyadi (2000 : 1) menyatakan “Sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan yang lainnya yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu”.
Sedangkan menurut Widjajanto (2001 : 1) “Sistem adalah sesuatu yang memiliki bagian-bagian yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu melalui tiga tahap yaitu input, proses dan output”.
Selanjutnya Marom (2002 : 1) menyatakan “Sistem adalah suatu jaringan dari prosedur-prosedur yang disusun dalam rangkaian secara menyeluruh untuk melaksanakan berbagai kegiatan atau fungsi pokok dalam suatu badan usaha”.
Dari defenisi di atas dapat disimpulkan bahwa sistem adalah bagian-bagian atau prosedur-prosuder yang saling berinteraksi antara satu dengan yang lainnya dalam rangkaian secara menyeluruh untuk berfungsi bersama-sama dalam mencapai tujuan tertentu.
Akuntasi merupakan bahasa bisnis. Setiap perusahaan menerapkannya sebagai alat komunikasi. Secara klasik akuntansi merupakan proses pencatatan (recording), pengelompokan (classifying), perangkuman (summarizing), dan pelaporan (reporting) dari transaksi-transaksi perusahaan. Untuk lebih jelas, berikut ini adalah pengertian akuntansi menurut beberapa ahli.
Menurut American Institute of Certified Public Accountants (AICPA) dalam Baridwan (1999:1) “ Akuntansi adalah seni pencatatan, penggolongan, peringkasan yang tepat dan dinyatakan dalam uang, transaksi-transaksi dan kejadian-kejadian yang setidak-tidaknya bersifat keuangan dan penafsiran dari hasil-hasilnya”.
Kusnadi (2000 : 7) mengemukakan bahwa:
Akuntansi adalah suatu seni atau keterampilan mengolah transaksi atau kejadian yang setidak-tidaknya dapat diukur dengan uang menjadi laporan keuangan dengan cara sedemikian rupa sistematisnya berdasarkan prinsip yang diakui umum sehingga para pihak yang berkepentingan atas perusahaan dapat mengetahui posisi keuangan dan hasil operasinya pada setiap waktu diperlukan dan daripadanya dapat diambil keputusan maupun pemilihan berbagai alternatif dibidang ekonomi.
Kemudian Jusup (2001:4) menyatakan, “Akuntansi adalah suatu disiplin yang menyediakan informasi yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan secara efisien dan mengevaluasi kegiatan-kegiatan suatu organisasi”.
Dari defenisi-defenisi di atas dapat disimpulkan bahwa akuntansi mempunyai fungsi dan peranan yang sangat penting yang bersifat keuangan dalam kegiatan perusahaan dan kepada pihak-pihak tertentu yang memerlukannya untuk mengambil keputusan atau memilih alternatif ekonomi.
Selanjutnya menurut Mulyadi (2001:3) “Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.
Sedangkan pengertian sistem akuntansi menurut Widjajanto (2001: 4) adalah
Susunan berbagi formulir, catatan, peralatan, termasuk komputer dan perlengkapan serta alat komunikasi, tenaga pelaksananya dan laporan yang terkodinasi secara erat yang didisain untuk mentransformasikan data keuangan menjadi informasi yang dibutuhkan manajemen.
KemudianMarom (2002:1) menyatakan bahwa
Sistem akuntansi adalah gabungan dari formulir-formulir, catatan-catatan, prosedur-prosedur dan alat-alat yang digunakan untuk mengolah data dalam suatu badan usaha dengan tujuan menghasilkan informasi-informasi keuangan yang diperlukan oleh manajemen dalam mengawasi usahanya untuk pihak-pihak lain yang berkepentingan.
Dari defenisi di atas dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi merupakan suatu prosedur yang digunakan dalam menyampaikan data kegiatan perusahaan terutama yang berhubungan dengan informasi keuangan kepada pihak yang berkepentingan. Adapun unsur dari sistem akuntansi adalah formulir, catatan, peralatan yang digunakan untuk mengolah data dalam menghasilkan informasi keuangan yang diperlukan oleh manajemen.
2.A.2. Pengertian Gaji dan Upah
Gaji dan upah merupakan bagian dari kompensasi-kompensasi yang paling besar yang diberikan perusahaan sebagai balas jasa kepada karyawannya. Dan bagi karyawan ini merupakan nilai hak dari prestasi mereka, juga sebagai motivator dalam bekerja.
Sedangkan bagi perusahaan jasa, gaji dan upah merupakan komponen biaya yang mempunyai dampak besar dalam mempengaruhi laba, sehingga harus terus menerus diawasi pengelolaannya.
Untuk dapat memahami lebih lanjut arti dari gaji dan upah perlu diketahui terlebih dahulu beberapa defenisi dari gaji dan upah menurut pendapat para ahli di bawah ini.
Niswonger (1999:446) mengemukakan bahwa:
Istilah gaji (salary) biasanya digunakan untuk pembayaran atas jasa manajerial, administratif, dan jasa-jasa yang sama. Tarif gaji biasanya diekspresikan dalam periode bulanan. Istilah upah (wages) biasanya digunakan untuk pembayaran kepada karyawan lapangan (pekerja kasar) baik yang terdidik maupun tidak terdidik. Tarif upah biasanya diekspresikan secara mingguan atau perjam.
Sementara Mulyadi (2001:373) mengemukakan bahwa:
Gaji umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer, sedangkan upah umumnya merupakan pembayaran atas penyeraha jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana (buruh). Umumnya gaji dibayarkan secara tetap perbulan, sedangkan upah dibayarkan berdasarkan hari kerja, jam kerja atau jumlah satuan produk yang di hasilkan.
Dari pendapat di atas, dapat disimpulkan bahwa gaji merupakan balas jasa yang diberikan kepada karyawan yang mempunyai ikatan kerja kuat secara berkala berdasarkan ketentuan yang berlaku di perusahaan dan sifatnya tetap. Sedangkan upah merupakan balas jasa yang di berikan kepada karyawan yang ikatan kerjanya kurang kuat berdasarkan waktu kerja setiap hari ataupun setiap minggu.
2.A.3. Pengertian Sistem Akuntansi Gaji dan Upah
Adanya sistem akuntansi yang memadai, menjadikan akuntan perusahaan dapat menyediakan informasi keuangan bagi setiap tingkatan manajemen, para pemilik atau pemegang saham, kreditur dan para pemakai laporan keuangan (stakeholder) lain yang dijadikan dasar pengambilan keputusan ekonomi. Sistem tersebut dapat digunakan oleh manajemen untuk merencanakan dan mengendalikan operasi perusahaan. Salah satu sistem yang dapat digunakan oleh manajemen perusahaan adalah sistem akuntansi gaji dan upah.
Untuk mengatasi adanya kesalahan dan penyimpangan dalam perhitungan dan pembayaran gaji dan upah maka perlu dibuat suatu sistem penggajian dan pengupahan. Sistem akuntansi gaji dan upah juga dirancang oleh perusahaan untuk memberikan gambaran yang jelas mengenai gaji dan upah karyawan sehingga mudah dipahami dan mudah digunakan.
Berikut ini akan dibahas pengertian sistem akuntansi gaji dan upah menurut beberapa ahli. Neunar (1997:210) mengemukakan bahwa:
Sistem akuntansi gaji dan upah untuk kebanyakan perusahaan adalah suatu sistem dari prosedur dan catatan-catatan yang memberikan kemungkinan untuk menentukan dengan cepat dan tepat berapa jumlah pendapatan kotor setiap pegawai, berapa jumlah yang harus dikurangi dan pendapatan untuk berbagai pajak dan potongan lainnya dan berapa saldo yang harus diberikan kepada karyawan.
Sedangkan Baridwan (1999:102) menyatakan sistem akuntansi gaji dan upah adalah “Suatu kerangka dari prosedur yang saling berhubungan sesuai dengan skema yang menyeluruh untuk melaksanakan kegiatan dan fungsi utama perusahaan”.
Selanjutnya menurut Mulyadi (2001:17) menyatakan
Sistem akuntansi gaji dan upah dirancang untuk menangani transaksi perhitungan gaji dan upah karyawan dan pembayarannya, perancangan sistem akuntansi penggajian dan pengupahan ini harus dapat menjamin validitas, otorisasi kelengkapan, klasifikasi penilaian, ketepatan waktu dan ketepatan posting serta ikhtisar dari setiap transaksi penggajian dan pengupahan.
Dari pendapat diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi gaji dan upah merupakan rangkaian prosedur perhitungan dan pembayaran gaji dan upah secara menyeluruh bagi karyawan secara efisien dan efektif. Tentunya dengan sistem akuntansi gaji dan upah yang baik perusahaan akan mampu memotivasi semangat kerja karyawan yang kurang produktif dan mempertahankan karyawannya yang produktif, sehingga tujuan perusahaan untuk mencari laba tercapai dengan produktifitas kerja karyawan yang tinggi.
2. Dokumen Yang Digunakan dalam Akuntansi Gaji dan Upah
Dokumen atau formulir merupakan media untuk mencatat peristiwa yang taerjadi dalam organisasi ke dalam catatan.
Dokumen sangat penting dalam akuntansi sebab untuk mencatat dan menghitung gaji dan upah menggunakan bukti-bukti yang terdapat pada dokumen.
Menurut Mulyadi (2001:374) dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi gaji dan upah adalah:
1. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah
2. Kartu jam hadir
3. Kartu jam kerja
4. Daftar gaji dan upah
5. Rekap daftar gaji dan upah
6. Surat pernyataan gaji dan upah
7. Amplop gaji dan upah
8. Bukti kas keluar
Dokumen pendukung perubahan gaji. Dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat keputusan yang berhubungan dengan karyawan, seperti misalnya: surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, skorsing dan sebagainya. Tembusan dokumen ini dikirimkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk kepentingan pembuatan daftar gaji dan upah.
Kartu jam hadir. Kartu jam hadir ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan di perusahaan. Catatan jam hadir dapat berupa daftar hadir biasa dapat pula berbentuk kartu hadir yang diisi dari mesin pencatat waktu.
Kartu jam kerja. Kartu jam kerja merupakan dokumen yang digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi tenaga kerja langsung pada perusahaan yang diproduksinya berdasarkan pesanan.
Daftar gaji dan upah. Daftar gaji dan upah merupakan dokumen yang memuat informasi mengenai jumlah gaji bruto tiap karyawan, potongan-potongan serta jumlah gaji netto tiap karyawan dalam suatu periode pembayaran.
Rekap daftar gaji dan upah. Rekap daftar gaji dan upah merupakan dokumen yang berisi ringkasan gaji perdepartemen/bagian, yang dibuat berdasarkan daftar gaji.
Surat pernyataan gaji dan upah. Surat pernyataan gaji dan upah merupakan dokumen yang dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji, yang merupakan catatan bagi tiap karyawan beserta berbagai potongan yang menjadi beban bagi karyawan.
Amplop gaji dan upah. Amplop gaji dan upah ini berisi uang gaji karyawan yang memuat informsi mengenai nama karyawan, nomor identifikasi, dan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam bulan atau periode tertentu.
Bukti kas keluar. Brdasarkan informasi dalam daftar gaji yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji, maka fungsi pencatat uang akan membuat dokumen yang merupakan perintah pengeluaran uang kepada fungsi pembayaran gaji.
3. Catatan Akuntansi Yang Digunakan
Akuntansi mempunyai fungsi dan peranan bersifat keuangan yang sangat penting dalam kegiatan perusahaan dan kepada pihak-pihak tertentu yang memerlukannya.
Mulyadi (2001: 382) menyatakan catatan akuntansi yang digunakan dalam pencatatan gaji dan upah meliputi:
1). Jurnal umum;
2). Kartu harga pokok produk;
3). Kartu biaya;
4). Kartu penghasilan karyawan.
Jurnal Umum. Dalam gaji dan upah, jurnal umum digunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja ke dalam setiap departemen dalam perusahaan.
Kartu harga pokok produk. Kartu ini digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang dikeluarkan untuk pesanan tertentu.
Kartu biaya. Catatan ini digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tidak langsung dan biaya tenaga kerja non produksi setiap departemen dalam perusahaan. Sumber informasi untuk pencatatan dalam kartu biaya ini adalah bukti memorial.
Kartu penghasilan karyawan. Catatan ini digunakan untuk mencatat penghasilan dan berbagai potongan yang diterima oleh setiap karyawann. Kartu penghasilan karyawan digunakan sebagai tanda terima gaji dan upah karyawan dengan ditandatanganinya kartu tersebut oleh karyawan yang bersangkutan. Sehingga rahasia penghasilan keryawan tertentu tidak diketahui oleh karyawan yang lain.
4. Fungsi Yang Terkait Dalam Gaji dan Upah
Dalam sistem akuntansi gaji dan upah perusahaan terdapat beberapa fungsi yang terkait dalam pencatatan dan pemberian gaji dan upah karyawan. Fungsi tersebut saling bekerja sama dan saling berhubungan satu dengan yang lainnya untuk tujuan tertentu.
Menurut Mulyadi (2001:382) fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi gaji dan upah adalah: 1). Fungsi kepegawaian; 2). Fungsi pencatatan waktu; 3). Fungsi pembuat daftar gaji dan upah; 4). Fungsi akuntansi; 5). Fungsi keuangan.
Fungsi kepegawaian. Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji dan upah karyawan, kanaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan dan pemberhentian karyawan.
Fungsi pencatat waktu. Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan. Fungsi pencatatan waktu hadir karyawan tidak boleh dilaksanakan oleh fungsi operasi atau oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah.
Fungsi pembuat daftar gaji dan upah bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji dan upah yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji dan upah. Daftar gaji dan upah diserahkan oleh pembuat daftar gaji dan upah kepada fungsi akuntansi guna pembuatan bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar pembayaran gaji dan upah.
Fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji dan upah karyawan (misalnya utang gaji dan upah karyawan, utang pajak, utang dana pensiun). Fungsi akuntansi yang menangani sistem akuntansi penggajian dan pengupahan berada ditangan bagian utang, bagian kartu biaya, dan bagian jurnal.
Fungsi keuangan bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan upah dan menguangkan cek tersebut ke bank. Uang tunai tersebut kemudian dimasukkan ke dalam amplop gaji dan upah setiap karyawan untuk selanjutnya dibagikan kepada karyawan yang berhak.
Fungsi-fungsi tersebut diatas, saling bekerja sama dan terkait satu dengan yang lainnya sehingga membentuk suatu sistem penggajian dan pengupahan yang baik.
5. Jaringan Prosedur Yang Membentuk Sistem Akuntansi Gaji dan Upah
Suatu sistem yang baik untuk suatu perusahaan belum tentu baik untuk perusahaan lain, meskipun perusahaan tersebut termasuk perusahaan yang sejenis usahanya.
Supaya sistem ini dapat berjalan harus meliputi prosedur-prosedur yang dapat menemukan atau memberi isyarat tentang terjadinya keganjilan-keganjilan dalam sistem pertanggungjawaban atas transaksi atau kekayaan perusahaan yang dikuasakan kepadanya.
Prosedur merupakan rangkaian kegiatan yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, prosedur biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu departemen. Prosedur ini dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang
Menurut Baridwan (1999:17) sistem akuntansi gaji dan upah terdiri dari tiga prosedur yaitu: 1). Prosedur untuk bagian personalia; 2). Prosedur pencatatan waktu; 3). Prosedur penggajian dan pengupahan.
Prosedur personalia. Prosedur ini melibatkan berbagai personalia dan bagian lain yang membutuhkan karyawan baru. Fungsi organisasi yang terkait dengan prosedur personalia adalah:
1. Mencari karyawan baru, terdiri dari kegiatan-kegiatan:
a). Membuat catatan mengenai karyawan yang berhenti atau diberhentikan dan mencari penggantinya dari pelamar-pelamar baru.
b). Memelihara hubungan dengan kantor penempatan kerja, sekolah-sekolah, universitas dan sumber-sumber karyawan lainnya.
c). Memasang advertensi.
2. Mengadakan interview.
3. Melakukan pekerjaan yang berhubungan dengan adanya karyawan baru, sebagai berikut:
a). Mencari data pribadi karyawan.
b). Menyelenggarakan tes kesehatan
c). Membuat formulir penerimaan yang digunakan untuk menempatkan nama pegawai dalam daftar gaji.
4. Melakukan berbagai yang terdapat dibawah ini:
a). Membuat catatan mengenai potongan-potongan gaji yang diminta oleh pihak luar.
b). Membuat catatan mengenai lokasi karyawan.
c). Membuat catatan mengenai sebab-sebab berhentinya karyawan.
d). Membuat catatan sejarah karyawan
e). Membuat catatan untuk menentukan cuti karyawan
Sedangkan formulir yang digunakan dalam prosedur personalia ini adalah:
1). Surat permintaan karyawan baru, formulir ini dibuat oleh mandor atau bagian lain untuk meminta tambahan karyawan dan diserahkan kepada bagian personalia;
2). Surat lamaran kerja, surat ini bisa ditulis oleh calon karyawan atau mungkin sudah disediakan formulirnya dan calon karyawan tinggal mengisinya, data dalam surat lamaran biasanya terdiri dari umur, pendidikan, keahlian, pengalaman dan lain-lain;
3). Surat perjanjian kerja, formulir ini dibuat oleh bagian personalia untuk karyawan-karyawan yang diterima, satu lembar dari surat perjanjian kerja ini diserahkan kebagian gaji dan upah sabagai dasar untuk memasukkan nama pegawai dalam daftar gaji dan upah;
4). Laporan pemberhentian, formulir ini dibuat oleh mandor sebagai pemberitahuan bahwa karyawan sudah berhenti bekerja dan diserahkan ke bagian personalia.
Prosedur pencatatan waktu. Dalam prosedur pencatatan waktu, pekerjaan mencatat waktu pada dasarnya dapat dipisahkan menjadi dua bagian yaitu pencatatan waktu hadir dan pencatatan waktu kerja. Adapun formulir yang digunakan dalam prosedur pencatatan waktu adalah:
1). Catatan waktu hadir (Clock Card), yaitu kartu yang dibuat untuk masing-masing karyawan, yang menunjukkan jam datang dan jam pulang. Kartu ini dimasukkan dalam attendance time recorder pada waktu kayawan datang maupun pulang, sehingga tercatat jam datang dan jam pulang. Daftar hadir yang ditandatangani karyawan setiap hari untuk setiap bagian dalam perusahaan disediakan kartu lembar daftar hadir atau mungkin lebih dari satu lembar. Karyawan diminta untuk menandatangani daftar itu setiap hari;
2). Catatan waktu kerja, catatan waktu kerja dapat dikumpulkan oleh petugasnya dari buku catatan mandor dan daftar hadir, job card atau job tiket;
3). Kombinasi catatan waktu hadir dan waktu kerja, catatan waktu hadir dan waktu kerja dapat dibuat dalam bentuk satu lembar untuk tiap karyawan setiap hari. Lembar tersebut menunjukkan waktu yang digunakan karyawan untuk mengerjakan job pada hari itu dan juga disediakan kolom untuk mencatat jam datang dan jam pulang.
Prosedur penggajian dan pengupahan. Prosedur ini menggunakan formulir dan laporan sebagai berikut:
1). Daftar gaji dan chek register, daftar gaji merupakan daftar yang menunjukkan perhitungan gaji dan upah masing-masing karyawan selama periode tertentu. Daftar gaji ini merupakan buku jurnal gaji. Dalam daftar gaji, setiap baris digunakan untuk satu karyawan, menunjukkan nama, nomor, kartu hadir jam kerja biasa dan lembur, tarif upah/gaji, jumlah gaji biasa dan lembur, tunjangan-tunjangan, potongan-potongan dan jumlah gaji bersih;
2). Cek gaji atau amplop gaji, cek gaji dibuat apabila pembayaran gaji menggunakan cek, tetapi bila gaji dibayar dengan uang tunai maka digunakan amplop gaji. Baik cek gaji maupun amplop gaji harus menunjukkan nama karyawan dan jumlah gaji bersihnya;
3). Paystub atau employee’s earning statement (laporan gaji karyawan), merupakan formulir yang berisi data gaji kotor dan potongan-potongan, serta gaji bersih. Laporan ini diserahkan pada karyawan bersama gajji dan upahnya;
4). Empoyee’s record (Catatan gaji karyawan), merupakan catatan yang menunjukkan kumpulan gaji dan upah karyawan selama periode tertentu. Catatan ini dibuat terinci seperti daftar gaji dan upah untuk setiap karyawan.
Selanjutnya menurut Mulyadi (2001:385) sistem penggajian terdiri dari jaringan prosedur berikut:
1. Prosedur pencatatan waktu hadir.
2. Prosedur pembuatan daftar gaji
3. Prosedur distribusi biaya gaji
4. Prosedur pembuatan bukti kas keluar
5. Prosedur pembayaran gaji
Sedangkan sistem pengupahan terdiri dari jaringan prosedur berikut ini:
1. Prosedur pencatatan waktu hadir.
2. Prosedur pencatatan waktu gaji.
3. Prosedur pembuatan daftar upah.
4. Prosedur distribusi biaya upah.
5. Prosedur pembayaran upah
Prosedur pencatatan waktu hadir. Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan. Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan menggunakan daftar hadir pada pintu masuk kantor administrasi. Pencatatan waktu hadir dapat menggunakan daftar hadir biasa, yang karyawan harus menandatanganinya setiap hadir dan pulang dari perusahan atau dapat menggunakan kartu hadir (berupa clok card) yang diisi secara otomatis dengan menggunakan mesin pencatat waktu (time recorder mechine).
Prosedur pencatat waktu kerja. Dalam perusahaan manufaktur yang produksinya berdasarkan pesanan, pencatatan waktu kerja diperlukan bagi karyawan yang bekerja di fungsi produksi untuk keperluan distribusi biaya upah karyawan kepada produk atau pesanan yang menikmati jasa karyawan tersebut. Dengan demikian waktu kerja ini dipakai sebagai dasar pembebanan biaya tenaga kerja langsung kepada produk yang diproduksi.
Prosedur pembuatan daftar gaji dan upah. Dalam prosedur ini fungsi pembuat daftar gaji dan upah membuat daftar gaji dan upah karyawan. Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji dan upah adalah surat-surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan, daftar gaji bulan sebelumnya dan daftar hadir.
Prosedur distribusi biaya gaji dan upah. Dalam prosedur ini, biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen-departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja. Distribusi tenaga kerja ini dimaksudkan untuk pengendalian biaya dan perhitungan harga pokok produk.
Prosedur pembayaran gaji dan upah. Prosedur ini melibatkan fungsi akuntansi dam fungsi keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluran kas kepada fungsi keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji dan upah. Fungsi keuangan kemudian menguangkan cek tersebut ke bank dan memasukkan uang ke dalam amplop gaji dan upah dilakukan oleh juru bayar (pay master).
6. Unsur Pengendalian Intern
Suatu sistem akuntansi yang baik belum tentu akan berhasil mencapai tujuan perusahaan apabila manajemen tidak dapat mengendalikannya. Untuk itu dalam menjalankan sistem akuntansi gaji dan upah diperlukan pengendalian intern.
Pengendalian intern yang baik dan memadai harus terdiri dari beberapa unsur yang saling mendukung dan sama pentingnya dalam satuan usaha pengendalian intern. Jika terdapat kelemahan dalam suatu unsur dapat mengakibatkan terhambatnya tujuan dari pengendalian intern tersebut.
Pengendalian intern merupakan kunci terlaksananya sistem akuntansi gaji dan upah. Mulyadi (2001: 164) menyatakan “bahwa unsur pokok sistem pengendalian intern adalah:
1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional secara tegas.
2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya.
3. Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.
4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
Struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional secara tegas. Dalam sistem akuntansi gaji dan upah untuk pengendalian intern perlu memisahkan tanggungjawab fungsional secara tegas. Adapun fungsi yang harus dipisahkan adalah: 1). Fungsi pembuatan daftar gaji dan upah harus terpisah dari fungsi pembayaran gaji dan upah; 2). Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi.
Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya. Wewenang dan prosedur pencatatan yang dilakukan untuk memberikan perlindungan adalah:
1. Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan upah harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang ditandatangani oleh direktur utama.
2. Setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tarif gaji dan upah, tambahan keluarga harus didasarkan pada surat keputusan direktur keuangan.
3. Setiap potongan atas gaji dan upah karyawan selain dari pajak penghasilan karyawan harus didasarkan surat potongan gaji dan upah yang diotorisasi oleh fungsi kepegawaian.
4. Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang bersangkutan.
5. Daftar gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi personalia.
6. Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi akuntansi.
7. Perubahan dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan daftar gaji dan upah karyawan.
8. Tarif upah yang dicantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi ketelitiannya oleh fungsi akuntansi biaya.
Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. Adapun praktek sehat yang dilakukan dalam sistem akuntansi gaji dan upah adalah:
1. Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum kartu yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja langsung.
2. Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu harus diawasi oleh fungsi pencatat waktu.
3. Pembuatan daftar gaji dan upah harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungannya oleh fungsi akuntansi keuangan sebelum dilakukan pembayaran.
4. Penghitunagn pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan catatan penghasilan karyawan.
5. Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah.
Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. Ketiga unsur di atas dapat menciptakan dan mendorong praktek yang sehat jika perusahaan memiliki karyawan yang kompeten dan jujur. Karyawan yang jujur dan ahli dalam bidangnya akan mampu melaksanakan pekerjaannya dengan efisien dan efektif.
DAFTAR PUSTAKA
Baridwan, Zaki. 1999. Sistem Akuntansi Penyusunan Prosedur dan Metode. Yogyakarta: BPFE
Fakultas Ilmu Sosial. 2005. Pedoman Penulisan Skripsi Mahasiswa Program S1. Medan: Universitas Negeri Medan.
Jusup, Haryono. 2001. Dasar-dasar Akuntansi. Yogyakarta:STIE YKPN.
Kusnadi, dkk. 2000. Pengantar Akuntansi Keuangan. Jakarta: PT. Grafindo.
Marom, Chairul. 2002. Sistem Akuntansi Perusahaan Dagang. Jakarta: PT. Grafindo.
Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. Jakarta: Penerbit Salemba Empat.
Neunar, Jhon. J. W. 1997. Sistem Akuntansi (Accounting System Inflation). Edisi Kelima. English Edition Newyork.Richard D Irwin Inc.
Niswonger, Rollin, C at al. 1999. Accounting. Diterjemahkan oleh Sirait, Alfonsus, dkk. Jakarta: Erlangga.
Widjajanto, N. 2001. Sistem Informasi Akuntansi, Jakarta: Erlangga.
Entry Filed under: akuntansi syariah. Tag: gaji, gaji dan upah. tinjauan akuntansi gaji dan upah, sistem akuntansi, sistem akuntansi gaji dan upah, upah.
Sistem dirancang untuk menangani sesuatu yang berulangkali atau secara rutin terjadi. Gaji dan upah adalah komponen biaya yang secara rutin terjadi dalam penyelenggaraan perusahaan dan sangat penting, karena berkaitan dengan motivasi karyawan. Pada perusahaan yang bergerak di sektor jasa, gaji dan upah merupakan biaya yang paling dominan. Untuk memudahkan pelaksanaan administrasinya maka diperlukan suatu sistem, yaitu sistem akuntansi gaji dan upah.
Dengan adanya sistem akuntansi yang memadai, menjadikan akuntan perusahaan dapat menyediakan informasi keuangan bagi setiap tingkatan manajemen, para pemilik atau pemegang saham, kreditur dan para pemakai laporan keuangan lain. Sistem Akuntansi tersebut dapat digunakan oleh manajemen untuk merencanakan dan mengendalikan operasi perusahaan. Sehingga dapat mencapai sasaran dan menjamin atau menyediakan laporan keuangan yang tepat.
Untuk lebih mengetahui arti pentingnya sistem akuntansi maka kita harus memahami pengertian dan fungsi sistem akuntansi tersebut melalui pendapat beberapa ahli.
Menurut Cole dalam Baridwan (1999:3), “Sistem adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi perusahaan”.
Mulyadi (2000 : 1) menyatakan “Sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan yang lainnya yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu”.
Sedangkan menurut Widjajanto (2001 : 1) “Sistem adalah sesuatu yang memiliki bagian-bagian yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu melalui tiga tahap yaitu input, proses dan output”.
Selanjutnya Marom (2002 : 1) menyatakan “Sistem adalah suatu jaringan dari prosedur-prosedur yang disusun dalam rangkaian secara menyeluruh untuk melaksanakan berbagai kegiatan atau fungsi pokok dalam suatu badan usaha”.
Dari defenisi di atas dapat disimpulkan bahwa sistem adalah bagian-bagian atau prosedur-prosuder yang saling berinteraksi antara satu dengan yang lainnya dalam rangkaian secara menyeluruh untuk berfungsi bersama-sama dalam mencapai tujuan tertentu.
Akuntasi merupakan bahasa bisnis. Setiap perusahaan menerapkannya sebagai alat komunikasi. Secara klasik akuntansi merupakan proses pencatatan (recording), pengelompokan (classifying), perangkuman (summarizing), dan pelaporan (reporting) dari transaksi-transaksi perusahaan. Untuk lebih jelas, berikut ini adalah pengertian akuntansi menurut beberapa ahli.
Menurut American Institute of Certified Public Accountants (AICPA) dalam Baridwan (1999:1) “ Akuntansi adalah seni pencatatan, penggolongan, peringkasan yang tepat dan dinyatakan dalam uang, transaksi-transaksi dan kejadian-kejadian yang setidak-tidaknya bersifat keuangan dan penafsiran dari hasil-hasilnya”.
Kusnadi (2000 : 7) mengemukakan bahwa:
Akuntansi adalah suatu seni atau keterampilan mengolah transaksi atau kejadian yang setidak-tidaknya dapat diukur dengan uang menjadi laporan keuangan dengan cara sedemikian rupa sistematisnya berdasarkan prinsip yang diakui umum sehingga para pihak yang berkepentingan atas perusahaan dapat mengetahui posisi keuangan dan hasil operasinya pada setiap waktu diperlukan dan daripadanya dapat diambil keputusan maupun pemilihan berbagai alternatif dibidang ekonomi.
Kemudian Jusup (2001:4) menyatakan, “Akuntansi adalah suatu disiplin yang menyediakan informasi yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan secara efisien dan mengevaluasi kegiatan-kegiatan suatu organisasi”.
Dari defenisi-defenisi di atas dapat disimpulkan bahwa akuntansi mempunyai fungsi dan peranan yang sangat penting yang bersifat keuangan dalam kegiatan perusahaan dan kepada pihak-pihak tertentu yang memerlukannya untuk mengambil keputusan atau memilih alternatif ekonomi.
Selanjutnya menurut Mulyadi (2001:3) “Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.
Sedangkan pengertian sistem akuntansi menurut Widjajanto (2001: 4) adalah
Susunan berbagi formulir, catatan, peralatan, termasuk komputer dan perlengkapan serta alat komunikasi, tenaga pelaksananya dan laporan yang terkodinasi secara erat yang didisain untuk mentransformasikan data keuangan menjadi informasi yang dibutuhkan manajemen.
KemudianMarom (2002:1) menyatakan bahwa
Sistem akuntansi adalah gabungan dari formulir-formulir, catatan-catatan, prosedur-prosedur dan alat-alat yang digunakan untuk mengolah data dalam suatu badan usaha dengan tujuan menghasilkan informasi-informasi keuangan yang diperlukan oleh manajemen dalam mengawasi usahanya untuk pihak-pihak lain yang berkepentingan.
Dari defenisi di atas dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi merupakan suatu prosedur yang digunakan dalam menyampaikan data kegiatan perusahaan terutama yang berhubungan dengan informasi keuangan kepada pihak yang berkepentingan. Adapun unsur dari sistem akuntansi adalah formulir, catatan, peralatan yang digunakan untuk mengolah data dalam menghasilkan informasi keuangan yang diperlukan oleh manajemen.
2.A.2. Pengertian Gaji dan Upah
Gaji dan upah merupakan bagian dari kompensasi-kompensasi yang paling besar yang diberikan perusahaan sebagai balas jasa kepada karyawannya. Dan bagi karyawan ini merupakan nilai hak dari prestasi mereka, juga sebagai motivator dalam bekerja.
Sedangkan bagi perusahaan jasa, gaji dan upah merupakan komponen biaya yang mempunyai dampak besar dalam mempengaruhi laba, sehingga harus terus menerus diawasi pengelolaannya.
Untuk dapat memahami lebih lanjut arti dari gaji dan upah perlu diketahui terlebih dahulu beberapa defenisi dari gaji dan upah menurut pendapat para ahli di bawah ini.
Niswonger (1999:446) mengemukakan bahwa:
Istilah gaji (salary) biasanya digunakan untuk pembayaran atas jasa manajerial, administratif, dan jasa-jasa yang sama. Tarif gaji biasanya diekspresikan dalam periode bulanan. Istilah upah (wages) biasanya digunakan untuk pembayaran kepada karyawan lapangan (pekerja kasar) baik yang terdidik maupun tidak terdidik. Tarif upah biasanya diekspresikan secara mingguan atau perjam.
Sementara Mulyadi (2001:373) mengemukakan bahwa:
Gaji umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer, sedangkan upah umumnya merupakan pembayaran atas penyeraha jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana (buruh). Umumnya gaji dibayarkan secara tetap perbulan, sedangkan upah dibayarkan berdasarkan hari kerja, jam kerja atau jumlah satuan produk yang di hasilkan.
Dari pendapat di atas, dapat disimpulkan bahwa gaji merupakan balas jasa yang diberikan kepada karyawan yang mempunyai ikatan kerja kuat secara berkala berdasarkan ketentuan yang berlaku di perusahaan dan sifatnya tetap. Sedangkan upah merupakan balas jasa yang di berikan kepada karyawan yang ikatan kerjanya kurang kuat berdasarkan waktu kerja setiap hari ataupun setiap minggu.
2.A.3. Pengertian Sistem Akuntansi Gaji dan Upah
Adanya sistem akuntansi yang memadai, menjadikan akuntan perusahaan dapat menyediakan informasi keuangan bagi setiap tingkatan manajemen, para pemilik atau pemegang saham, kreditur dan para pemakai laporan keuangan (stakeholder) lain yang dijadikan dasar pengambilan keputusan ekonomi. Sistem tersebut dapat digunakan oleh manajemen untuk merencanakan dan mengendalikan operasi perusahaan. Salah satu sistem yang dapat digunakan oleh manajemen perusahaan adalah sistem akuntansi gaji dan upah.
Untuk mengatasi adanya kesalahan dan penyimpangan dalam perhitungan dan pembayaran gaji dan upah maka perlu dibuat suatu sistem penggajian dan pengupahan. Sistem akuntansi gaji dan upah juga dirancang oleh perusahaan untuk memberikan gambaran yang jelas mengenai gaji dan upah karyawan sehingga mudah dipahami dan mudah digunakan.
Berikut ini akan dibahas pengertian sistem akuntansi gaji dan upah menurut beberapa ahli. Neunar (1997:210) mengemukakan bahwa:
Sistem akuntansi gaji dan upah untuk kebanyakan perusahaan adalah suatu sistem dari prosedur dan catatan-catatan yang memberikan kemungkinan untuk menentukan dengan cepat dan tepat berapa jumlah pendapatan kotor setiap pegawai, berapa jumlah yang harus dikurangi dan pendapatan untuk berbagai pajak dan potongan lainnya dan berapa saldo yang harus diberikan kepada karyawan.
Sedangkan Baridwan (1999:102) menyatakan sistem akuntansi gaji dan upah adalah “Suatu kerangka dari prosedur yang saling berhubungan sesuai dengan skema yang menyeluruh untuk melaksanakan kegiatan dan fungsi utama perusahaan”.
Selanjutnya menurut Mulyadi (2001:17) menyatakan
Sistem akuntansi gaji dan upah dirancang untuk menangani transaksi perhitungan gaji dan upah karyawan dan pembayarannya, perancangan sistem akuntansi penggajian dan pengupahan ini harus dapat menjamin validitas, otorisasi kelengkapan, klasifikasi penilaian, ketepatan waktu dan ketepatan posting serta ikhtisar dari setiap transaksi penggajian dan pengupahan.
Dari pendapat diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi gaji dan upah merupakan rangkaian prosedur perhitungan dan pembayaran gaji dan upah secara menyeluruh bagi karyawan secara efisien dan efektif. Tentunya dengan sistem akuntansi gaji dan upah yang baik perusahaan akan mampu memotivasi semangat kerja karyawan yang kurang produktif dan mempertahankan karyawannya yang produktif, sehingga tujuan perusahaan untuk mencari laba tercapai dengan produktifitas kerja karyawan yang tinggi.
2. Dokumen Yang Digunakan dalam Akuntansi Gaji dan Upah
Dokumen atau formulir merupakan media untuk mencatat peristiwa yang taerjadi dalam organisasi ke dalam catatan.
Dokumen sangat penting dalam akuntansi sebab untuk mencatat dan menghitung gaji dan upah menggunakan bukti-bukti yang terdapat pada dokumen.
Menurut Mulyadi (2001:374) dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi gaji dan upah adalah:
1. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah
2. Kartu jam hadir
3. Kartu jam kerja
4. Daftar gaji dan upah
5. Rekap daftar gaji dan upah
6. Surat pernyataan gaji dan upah
7. Amplop gaji dan upah
8. Bukti kas keluar
Dokumen pendukung perubahan gaji. Dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat keputusan yang berhubungan dengan karyawan, seperti misalnya: surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, skorsing dan sebagainya. Tembusan dokumen ini dikirimkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk kepentingan pembuatan daftar gaji dan upah.
Kartu jam hadir. Kartu jam hadir ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan di perusahaan. Catatan jam hadir dapat berupa daftar hadir biasa dapat pula berbentuk kartu hadir yang diisi dari mesin pencatat waktu.
Kartu jam kerja. Kartu jam kerja merupakan dokumen yang digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi tenaga kerja langsung pada perusahaan yang diproduksinya berdasarkan pesanan.
Daftar gaji dan upah. Daftar gaji dan upah merupakan dokumen yang memuat informasi mengenai jumlah gaji bruto tiap karyawan, potongan-potongan serta jumlah gaji netto tiap karyawan dalam suatu periode pembayaran.
Rekap daftar gaji dan upah. Rekap daftar gaji dan upah merupakan dokumen yang berisi ringkasan gaji perdepartemen/bagian, yang dibuat berdasarkan daftar gaji.
Surat pernyataan gaji dan upah. Surat pernyataan gaji dan upah merupakan dokumen yang dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji, yang merupakan catatan bagi tiap karyawan beserta berbagai potongan yang menjadi beban bagi karyawan.
Amplop gaji dan upah. Amplop gaji dan upah ini berisi uang gaji karyawan yang memuat informsi mengenai nama karyawan, nomor identifikasi, dan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam bulan atau periode tertentu.
Bukti kas keluar. Brdasarkan informasi dalam daftar gaji yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji, maka fungsi pencatat uang akan membuat dokumen yang merupakan perintah pengeluaran uang kepada fungsi pembayaran gaji.
3. Catatan Akuntansi Yang Digunakan
Akuntansi mempunyai fungsi dan peranan bersifat keuangan yang sangat penting dalam kegiatan perusahaan dan kepada pihak-pihak tertentu yang memerlukannya.
Mulyadi (2001: 382) menyatakan catatan akuntansi yang digunakan dalam pencatatan gaji dan upah meliputi:
1). Jurnal umum;
2). Kartu harga pokok produk;
3). Kartu biaya;
4). Kartu penghasilan karyawan.
Jurnal Umum. Dalam gaji dan upah, jurnal umum digunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja ke dalam setiap departemen dalam perusahaan.
Kartu harga pokok produk. Kartu ini digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang dikeluarkan untuk pesanan tertentu.
Kartu biaya. Catatan ini digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tidak langsung dan biaya tenaga kerja non produksi setiap departemen dalam perusahaan. Sumber informasi untuk pencatatan dalam kartu biaya ini adalah bukti memorial.
Kartu penghasilan karyawan. Catatan ini digunakan untuk mencatat penghasilan dan berbagai potongan yang diterima oleh setiap karyawann. Kartu penghasilan karyawan digunakan sebagai tanda terima gaji dan upah karyawan dengan ditandatanganinya kartu tersebut oleh karyawan yang bersangkutan. Sehingga rahasia penghasilan keryawan tertentu tidak diketahui oleh karyawan yang lain.
4. Fungsi Yang Terkait Dalam Gaji dan Upah
Dalam sistem akuntansi gaji dan upah perusahaan terdapat beberapa fungsi yang terkait dalam pencatatan dan pemberian gaji dan upah karyawan. Fungsi tersebut saling bekerja sama dan saling berhubungan satu dengan yang lainnya untuk tujuan tertentu.
Menurut Mulyadi (2001:382) fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi gaji dan upah adalah: 1). Fungsi kepegawaian; 2). Fungsi pencatatan waktu; 3). Fungsi pembuat daftar gaji dan upah; 4). Fungsi akuntansi; 5). Fungsi keuangan.
Fungsi kepegawaian. Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji dan upah karyawan, kanaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan dan pemberhentian karyawan.
Fungsi pencatat waktu. Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan. Fungsi pencatatan waktu hadir karyawan tidak boleh dilaksanakan oleh fungsi operasi atau oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah.
Fungsi pembuat daftar gaji dan upah bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji dan upah yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji dan upah. Daftar gaji dan upah diserahkan oleh pembuat daftar gaji dan upah kepada fungsi akuntansi guna pembuatan bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar pembayaran gaji dan upah.
Fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji dan upah karyawan (misalnya utang gaji dan upah karyawan, utang pajak, utang dana pensiun). Fungsi akuntansi yang menangani sistem akuntansi penggajian dan pengupahan berada ditangan bagian utang, bagian kartu biaya, dan bagian jurnal.
Fungsi keuangan bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan upah dan menguangkan cek tersebut ke bank. Uang tunai tersebut kemudian dimasukkan ke dalam amplop gaji dan upah setiap karyawan untuk selanjutnya dibagikan kepada karyawan yang berhak.
Fungsi-fungsi tersebut diatas, saling bekerja sama dan terkait satu dengan yang lainnya sehingga membentuk suatu sistem penggajian dan pengupahan yang baik.
5. Jaringan Prosedur Yang Membentuk Sistem Akuntansi Gaji dan Upah
Suatu sistem yang baik untuk suatu perusahaan belum tentu baik untuk perusahaan lain, meskipun perusahaan tersebut termasuk perusahaan yang sejenis usahanya.
Supaya sistem ini dapat berjalan harus meliputi prosedur-prosedur yang dapat menemukan atau memberi isyarat tentang terjadinya keganjilan-keganjilan dalam sistem pertanggungjawaban atas transaksi atau kekayaan perusahaan yang dikuasakan kepadanya.
Prosedur merupakan rangkaian kegiatan yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, prosedur biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu departemen. Prosedur ini dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang
Menurut Baridwan (1999:17) sistem akuntansi gaji dan upah terdiri dari tiga prosedur yaitu: 1). Prosedur untuk bagian personalia; 2). Prosedur pencatatan waktu; 3). Prosedur penggajian dan pengupahan.
Prosedur personalia. Prosedur ini melibatkan berbagai personalia dan bagian lain yang membutuhkan karyawan baru. Fungsi organisasi yang terkait dengan prosedur personalia adalah:
1. Mencari karyawan baru, terdiri dari kegiatan-kegiatan:
a). Membuat catatan mengenai karyawan yang berhenti atau diberhentikan dan mencari penggantinya dari pelamar-pelamar baru.
b). Memelihara hubungan dengan kantor penempatan kerja, sekolah-sekolah, universitas dan sumber-sumber karyawan lainnya.
c). Memasang advertensi.
2. Mengadakan interview.
3. Melakukan pekerjaan yang berhubungan dengan adanya karyawan baru, sebagai berikut:
a). Mencari data pribadi karyawan.
b). Menyelenggarakan tes kesehatan
c). Membuat formulir penerimaan yang digunakan untuk menempatkan nama pegawai dalam daftar gaji.
4. Melakukan berbagai yang terdapat dibawah ini:
a). Membuat catatan mengenai potongan-potongan gaji yang diminta oleh pihak luar.
b). Membuat catatan mengenai lokasi karyawan.
c). Membuat catatan mengenai sebab-sebab berhentinya karyawan.
d). Membuat catatan sejarah karyawan
e). Membuat catatan untuk menentukan cuti karyawan
Sedangkan formulir yang digunakan dalam prosedur personalia ini adalah:
1). Surat permintaan karyawan baru, formulir ini dibuat oleh mandor atau bagian lain untuk meminta tambahan karyawan dan diserahkan kepada bagian personalia;
2). Surat lamaran kerja, surat ini bisa ditulis oleh calon karyawan atau mungkin sudah disediakan formulirnya dan calon karyawan tinggal mengisinya, data dalam surat lamaran biasanya terdiri dari umur, pendidikan, keahlian, pengalaman dan lain-lain;
3). Surat perjanjian kerja, formulir ini dibuat oleh bagian personalia untuk karyawan-karyawan yang diterima, satu lembar dari surat perjanjian kerja ini diserahkan kebagian gaji dan upah sabagai dasar untuk memasukkan nama pegawai dalam daftar gaji dan upah;
4). Laporan pemberhentian, formulir ini dibuat oleh mandor sebagai pemberitahuan bahwa karyawan sudah berhenti bekerja dan diserahkan ke bagian personalia.
Prosedur pencatatan waktu. Dalam prosedur pencatatan waktu, pekerjaan mencatat waktu pada dasarnya dapat dipisahkan menjadi dua bagian yaitu pencatatan waktu hadir dan pencatatan waktu kerja. Adapun formulir yang digunakan dalam prosedur pencatatan waktu adalah:
1). Catatan waktu hadir (Clock Card), yaitu kartu yang dibuat untuk masing-masing karyawan, yang menunjukkan jam datang dan jam pulang. Kartu ini dimasukkan dalam attendance time recorder pada waktu kayawan datang maupun pulang, sehingga tercatat jam datang dan jam pulang. Daftar hadir yang ditandatangani karyawan setiap hari untuk setiap bagian dalam perusahaan disediakan kartu lembar daftar hadir atau mungkin lebih dari satu lembar. Karyawan diminta untuk menandatangani daftar itu setiap hari;
2). Catatan waktu kerja, catatan waktu kerja dapat dikumpulkan oleh petugasnya dari buku catatan mandor dan daftar hadir, job card atau job tiket;
3). Kombinasi catatan waktu hadir dan waktu kerja, catatan waktu hadir dan waktu kerja dapat dibuat dalam bentuk satu lembar untuk tiap karyawan setiap hari. Lembar tersebut menunjukkan waktu yang digunakan karyawan untuk mengerjakan job pada hari itu dan juga disediakan kolom untuk mencatat jam datang dan jam pulang.
Prosedur penggajian dan pengupahan. Prosedur ini menggunakan formulir dan laporan sebagai berikut:
1). Daftar gaji dan chek register, daftar gaji merupakan daftar yang menunjukkan perhitungan gaji dan upah masing-masing karyawan selama periode tertentu. Daftar gaji ini merupakan buku jurnal gaji. Dalam daftar gaji, setiap baris digunakan untuk satu karyawan, menunjukkan nama, nomor, kartu hadir jam kerja biasa dan lembur, tarif upah/gaji, jumlah gaji biasa dan lembur, tunjangan-tunjangan, potongan-potongan dan jumlah gaji bersih;
2). Cek gaji atau amplop gaji, cek gaji dibuat apabila pembayaran gaji menggunakan cek, tetapi bila gaji dibayar dengan uang tunai maka digunakan amplop gaji. Baik cek gaji maupun amplop gaji harus menunjukkan nama karyawan dan jumlah gaji bersihnya;
3). Paystub atau employee’s earning statement (laporan gaji karyawan), merupakan formulir yang berisi data gaji kotor dan potongan-potongan, serta gaji bersih. Laporan ini diserahkan pada karyawan bersama gajji dan upahnya;
4). Empoyee’s record (Catatan gaji karyawan), merupakan catatan yang menunjukkan kumpulan gaji dan upah karyawan selama periode tertentu. Catatan ini dibuat terinci seperti daftar gaji dan upah untuk setiap karyawan.
Selanjutnya menurut Mulyadi (2001:385) sistem penggajian terdiri dari jaringan prosedur berikut:
1. Prosedur pencatatan waktu hadir.
2. Prosedur pembuatan daftar gaji
3. Prosedur distribusi biaya gaji
4. Prosedur pembuatan bukti kas keluar
5. Prosedur pembayaran gaji
Sedangkan sistem pengupahan terdiri dari jaringan prosedur berikut ini:
1. Prosedur pencatatan waktu hadir.
2. Prosedur pencatatan waktu gaji.
3. Prosedur pembuatan daftar upah.
4. Prosedur distribusi biaya upah.
5. Prosedur pembayaran upah
Prosedur pencatatan waktu hadir. Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan. Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan menggunakan daftar hadir pada pintu masuk kantor administrasi. Pencatatan waktu hadir dapat menggunakan daftar hadir biasa, yang karyawan harus menandatanganinya setiap hadir dan pulang dari perusahan atau dapat menggunakan kartu hadir (berupa clok card) yang diisi secara otomatis dengan menggunakan mesin pencatat waktu (time recorder mechine).
Prosedur pencatat waktu kerja. Dalam perusahaan manufaktur yang produksinya berdasarkan pesanan, pencatatan waktu kerja diperlukan bagi karyawan yang bekerja di fungsi produksi untuk keperluan distribusi biaya upah karyawan kepada produk atau pesanan yang menikmati jasa karyawan tersebut. Dengan demikian waktu kerja ini dipakai sebagai dasar pembebanan biaya tenaga kerja langsung kepada produk yang diproduksi.
Prosedur pembuatan daftar gaji dan upah. Dalam prosedur ini fungsi pembuat daftar gaji dan upah membuat daftar gaji dan upah karyawan. Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji dan upah adalah surat-surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan, daftar gaji bulan sebelumnya dan daftar hadir.
Prosedur distribusi biaya gaji dan upah. Dalam prosedur ini, biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen-departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja. Distribusi tenaga kerja ini dimaksudkan untuk pengendalian biaya dan perhitungan harga pokok produk.
Prosedur pembayaran gaji dan upah. Prosedur ini melibatkan fungsi akuntansi dam fungsi keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluran kas kepada fungsi keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji dan upah. Fungsi keuangan kemudian menguangkan cek tersebut ke bank dan memasukkan uang ke dalam amplop gaji dan upah dilakukan oleh juru bayar (pay master).
6. Unsur Pengendalian Intern
Suatu sistem akuntansi yang baik belum tentu akan berhasil mencapai tujuan perusahaan apabila manajemen tidak dapat mengendalikannya. Untuk itu dalam menjalankan sistem akuntansi gaji dan upah diperlukan pengendalian intern.
Pengendalian intern yang baik dan memadai harus terdiri dari beberapa unsur yang saling mendukung dan sama pentingnya dalam satuan usaha pengendalian intern. Jika terdapat kelemahan dalam suatu unsur dapat mengakibatkan terhambatnya tujuan dari pengendalian intern tersebut.
Pengendalian intern merupakan kunci terlaksananya sistem akuntansi gaji dan upah. Mulyadi (2001: 164) menyatakan “bahwa unsur pokok sistem pengendalian intern adalah:
1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional secara tegas.
2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya.
3. Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.
4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
Struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional secara tegas. Dalam sistem akuntansi gaji dan upah untuk pengendalian intern perlu memisahkan tanggungjawab fungsional secara tegas. Adapun fungsi yang harus dipisahkan adalah: 1). Fungsi pembuatan daftar gaji dan upah harus terpisah dari fungsi pembayaran gaji dan upah; 2). Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi.
Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya. Wewenang dan prosedur pencatatan yang dilakukan untuk memberikan perlindungan adalah:
1. Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan upah harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang ditandatangani oleh direktur utama.
2. Setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tarif gaji dan upah, tambahan keluarga harus didasarkan pada surat keputusan direktur keuangan.
3. Setiap potongan atas gaji dan upah karyawan selain dari pajak penghasilan karyawan harus didasarkan surat potongan gaji dan upah yang diotorisasi oleh fungsi kepegawaian.
4. Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang bersangkutan.
5. Daftar gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi personalia.
6. Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi akuntansi.
7. Perubahan dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan daftar gaji dan upah karyawan.
8. Tarif upah yang dicantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi ketelitiannya oleh fungsi akuntansi biaya.
Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. Adapun praktek sehat yang dilakukan dalam sistem akuntansi gaji dan upah adalah:
1. Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum kartu yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja langsung.
2. Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu harus diawasi oleh fungsi pencatat waktu.
3. Pembuatan daftar gaji dan upah harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungannya oleh fungsi akuntansi keuangan sebelum dilakukan pembayaran.
4. Penghitunagn pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan catatan penghasilan karyawan.
5. Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah.
Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. Ketiga unsur di atas dapat menciptakan dan mendorong praktek yang sehat jika perusahaan memiliki karyawan yang kompeten dan jujur. Karyawan yang jujur dan ahli dalam bidangnya akan mampu melaksanakan pekerjaannya dengan efisien dan efektif.
DAFTAR PUSTAKA
Baridwan, Zaki. 1999. Sistem Akuntansi Penyusunan Prosedur dan Metode. Yogyakarta: BPFE
Fakultas Ilmu Sosial. 2005. Pedoman Penulisan Skripsi Mahasiswa Program S1. Medan: Universitas Negeri Medan.
Jusup, Haryono. 2001. Dasar-dasar Akuntansi. Yogyakarta:STIE YKPN.
Kusnadi, dkk. 2000. Pengantar Akuntansi Keuangan. Jakarta: PT. Grafindo.
Marom, Chairul. 2002. Sistem Akuntansi Perusahaan Dagang. Jakarta: PT. Grafindo.
Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. Jakarta: Penerbit Salemba Empat.
Neunar, Jhon. J. W. 1997. Sistem Akuntansi (Accounting System Inflation). Edisi Kelima. English Edition Newyork.Richard D Irwin Inc.
Niswonger, Rollin, C at al. 1999. Accounting. Diterjemahkan oleh Sirait, Alfonsus, dkk. Jakarta: Erlangga.
Widjajanto, N. 2001. Sistem Informasi Akuntansi, Jakarta: Erlangga.
Entry Filed under: akuntansi syariah. Tag: gaji, gaji dan upah. tinjauan akuntansi gaji dan upah, sistem akuntansi, sistem akuntansi gaji dan upah, upah.
Langganan:
Postingan (Atom)