Siklus Pelaporan

I. SKEMA PENGKODEAN DATA
A. Sebuah Sistem Tanpa Kode
Perusahaan-perusahaan memproses volume besar transaksi dan akun-akun yang memiliki atribut mirip dengan perusahaan lain dalam kelas yang sama. Pada kenyataannya, atribut-atribut umum ini merupakan basis untuk pengklasifikasian akun-akun dan transaksi.
Pendekatan tanpa kode ini memerlukan ruang pencatatan yang luas, memakan waktu untuk mencatat, dan jelas rentan terhadap banyak jenis kesalahan.
B. Sebuah Sistem Dengan Kode
Masalah-masalah dipecahkan atau setidaknya sangat dikurangi, dengan menggunakan kode-kode yang mewakili setiap item dalam akun persediaan dan pemasok.
Pentingnya pengkodean data ini adalah :
1. Dengan tepat mewakili sejumlah informasi yang kompleks yang jika tidak akan dikode akan berantakan.
2. Menyediakan sarana akuntabilitas untuk kelengkapan transakasi yang diproses.
3. Mengidentifikasi transaksi dan akun yang unik dalam satu file.
4. Mendukung fungsi audit dengan menyediakan jejak audit yang efektif.
C. Skema Pengkodean Numerik Dan Alfabetis
Kode Sekuensial
Kode sekuensal mewakili item-item dalam tatanan yang berurutan ( menurun atau menaik). Suatu aplikasi yang uumu dari kode sekuensal numeric adalah dokumen sumber yang sudah diberi nomor sebelumnya.
Keunggulan. Pengkodean sekuensial mendukung rekonsiliasi transaksi batch, seperti pesanan penjualan, pada akhir pemrosesan. Dengan melacak nomor taransaksi kembali kembali ke tahap-tahap proses, pihak manajemen dapat selanjutnya manentukan penyebab dan efek dari kesalahan tersebut. Tanpa dokumen yang diberi nomor berurutan, masalah pensortiran akan sulit dideteksi dan dipecahkan.
Kelemahan. Pengkodean sekuensal tidak membawa kandungan informasi di luar tatanan urutan dokumen. Pengkodean sekuensial sulit diubah. Penyisipan suatu system baru pada titik tengah tertentu memerlukan penomoran kembali item-item tersebut.
Kode Blok
Suatu kode blok numerik merupakan variasi dari pengkodean sekuensial yang mengatasi sebagian dari kelemahannya. Pendekatan ini dapat mewakili seluruh item-item kelas ke kisaran spesifik dalam skema pengkodean.
Keunggulan. Pengkodean blok memungkinkan penyisipan kode baru dalam satu blok tanpa harus mengorganisasikan kembali struktur kode. Misalnya, jika nomor akun biaya 626, digit pertama menunjukkan bahwa akun ini merupakan biaya operasi. Semakin banyak digit dalam kisaran kode, semakin banyak item dalam blok yang dapat ditempatkan.
Kelemahan. Sama halnya dengan kode sekuensal, kandungan informasi dari kode blok tidak langsung kelihatan.
Kode alfabetis
Kode alfabetis dapat digunakan untuk banyak tujuan yang sama seperti kode numerik. Karakter alfabetis dapat ditempatkan secara berurutan (dalam urutan alfabetis) atau dapat digunakan dalam teknik pengkodean blok atau grup.
Keunggulan. Kapasitas untuk mewakili sejumlah besar item meningkat secara dramatis melalui penggunaan kode alfabetis murni atau karakter alfabetis yang digabungkan dengan kode numeric (kode alfanumerik).
Kelemahan. Sulit merasionalisasi makna kode-kode yang telah ditetapkan secara sekuensial. Mensortir record yang dikodekan secara alfabetis cenderung lebih sulit bagi pemakai.
Kode Mnemonik
Kode Mnemonik adalah karakter alfabetis dalam bentuk akronim dan kombinasi lainnya yang bermakna.
Keunggulan. Skema Mnemonik membuat pemakai tidak perlu mengingat artinya; kode itu sendiri membawa informasi tingkat tinggi tentang item yang mewakilinya.
Kelemahan. Walaupun kode Mnemonik berguna untuk mewakili kelas-kelas item, kemampuan mereka terbatas dalam mewakili item-item dalam satu kelas.
II. SISTEM BUKU BESAR UMUM
A. Voucher Jurnal
Sebuah voucher jurnal, yang dapat digunakan untuk mewakili rangkuman transaksi yang serupa atau suatu transaksi yang unik, mengidentifikasi jumlah keuangan dan akun buku besar umum yang dipengaruhi. Transaksi rutin, jurnal penyesuaian dan jurnal penutup, semuanya dimasukkan ke buku besar umum dari voucher jurnal. Karena voucher jurnal harus disetujui oleh manajer yang bertanggung jawab, mreka menyediakan control yang efektif terhadap jurnal buku besar umum yang tidak diotorisasi. Jurnal buku besar umum tradisional tidak digunakan dalam sistem ini yang menggunakan voucher jurnal. Kebanyakan organisasi talah mengganti buku besar umum denagan file voucher jurnal.
B. Database GLS
Database GLS terdiri atas sejumlah file transaksi, file induk, file referensi dan file arsip.
File induk buku besar umum merupakan file utama dalam database GLS. Basis dari file ini adalah kode daftar akun perusahaan.
File Sejarah Buku Besar Umum memiliki format yang sama dengan induk GL. Tujuan utama file ini adalah untuk mewakili laporan keuangan komparatif dengan basis historis.
File Voucher Jurnal Historis berisi voucher jurnal untuk periode masa lalu. Informasi histories ini mendukung tanggung jawab kepengurusan manajemen untuk menghitung utilisasi sumber daya.
File Pusat Pertanggungjawaban berisi data pendapatan, pengeluaran dan utilisasi sumber daya lainnya untuk setiap pusat pertanggungjawaban dalam organisasi.
File Anggaran Induk berisi jumlah anggaran untuk pendapatan, biaya, dan sumber daya lainnya untuk pusat-pusat pertanggungjawaban.
III. SISTEM PELAPORAN KEUANGAN
Tanggung jawab untuk memberikan infomasi ke pihak eksternal ditepkan oleh standar hukum. Kebanyakan dari informasi ini ada dalam bentuk laporan keuangan tradisional, pengembalian pajak dan dokumen-dokumen yang diperlukan agen-agen penetap Undang-undang.
Penerima utama dari informasi laporan keuangan adalah para pemakai eksternal, seperti para pmegang saham, kreditur dan agen-agen pemerintah. Informasi pelaporan keuangan harus disiapkan dan disajikan semua organisasi dengan cara-cara yang diterima umum dan dipahami pemakai eksternal.
A.Pemakai canggih dengan kebutuhan Infornasi Homogen.
Karena komunitas pemakai eksternal sangat besar dan kebutuhan informasi individualnya bervariasi, laporan keuangan diarahkan ke audience umum. Dengan kata lain, diasumsikan bahwa pemakai laporan keuangan memahami konvensi-konvensi dan prinsip-prinsio akuntansi yang diterapkan dan bahwa laporan tersebut memiliki kandungan informasi yang berguna.
B. Aktivitas FRS
Sumber-sumber input untuk FRS terdiri atas file induk buku besar umum saat ini, file histories buku besar umum, dan input langsung ( jurnal penyesuaian dan jurnal penutup) dari kelompok pelaporan keuangan. Output yang paling umum dari FRS dalah laporan keuangan, termasuk neraca, laporan laba rugi dan laporan arus kas. Laporan-laporan ini, berdasarkan file induk besar umum, dikirimkan kepada para pemegang saham, kreditur dan pihak investor luar lainnya.
C. PROSES AKUNTANSI KEUANGAN
FRS pada kenyataannya merupakan langkah terkhir dalam seluruh proses akuntansi keuangan ynag dimulai dari siklus transaksi. Untuk menempatkannya dalam perspektif yang tepat, kita harus mempertimbngkan proses ini dalam hubungannya dalam subsistem informasi lainnya.