sistem informasi akuntansi penjualan

SISTEM PENJUALAN

TUJUAN SISTEM PENJUALAN

Tujuan sistem penjualan adalah:

Mencatat order penjualan dengan cepat dan akurat

Untuk memverifikasi konsumen yang layak menerima kredit

Untuk mengirima produk dan memberikan jasa tepat waktu, sesuai yang dijanjikan kepada konsumen

Untuk membuat tagihan atas produk dan jasa secara tepat waktu dan akurat

Untuk mencatat dan mengelompokkan penerimaan kas secara cepat dan akurat

Untuk memposting penjualan dan penerimaan kas ke rekening piutang

Untuk menjaga keamanan produk

Untuk menjaga kas perusahaan

INPUT SISTEM PENJUALAN

Order konsumen. Order yang dikirim oleh konsumen

Order penjualan. Sarana untuk merekam order konsumen yang dibuat oleh perusahaan.

Order acknowledgment. Rangkap dari order penjualan yang dikirim ke konsumen untuk memberi tahu konsumen bahwa ordernya telah diterima.

Picking list. Rangkap dari order penjualan yang dikirim ke bagian gudang sebagai sara untuk menyiapkan barang yang dipesan.

Packing slip. Rangkap dari order penjualan yang disertakan dengan paket barang yang akan dikirim ke konsumen.

Billing of ladding. Sarana untuk meminta agen transportasi (kurir) untuk mengirimkan barang perusahaan ke konsumen.

Shipping notice. Rangkap dari order penjualan atau dokumen lain yang berfungsi sebagai bukti bahwa barang memang telah dikirimkan.

Sales invoice. Faktur penjualan dikirimkan ke konsumen untuk menagih penjualan.

Remittance advice. Dokumen yang menunjukkan jumlah kas yang diterima dari konsumen.

Deposit slip. Slip setoran di bank.

Back order. Dokumen yang dibuat pada saat jumlah persediaan tidak dapat memenuhi permintaan pesanan dari konsumen.

Memo kredit. Dokumen yang berfungsi sebagai bukti kredit atas piutang konsumen, akibat retur penjualan.

Aplikasi kredit. Formulir untuk merekam data dan informasi konsumen baru yang hendak mengajukan kredit.

Salesperson call report. Formulir yang digunakan untuk merekam telpon yang dilakukan salesman untuk memprospek konsumen.

Deliquent notice. Dokumen dikirimkan ke konsumen yang piutangnya telah lewat tanggal jatuh tempo.

Write Off Notice. Dokumen yang dibuat oleh manajer kredit pada saat sebuah piutang sudah benar-benar macet.

Cash register receipt. Formulir yang digunakan oleh toko pengecer untuk merekam kas yang diterima.

OUTPUT SISTEM PENJUALAN

Order konsumen yang belum terpenuhi

Jurnal penjualan (daftar faktur penjualan, urut nomor faktur)

Daftar pengiriman barang urut per tanggal kirim

Jurnal penerimaan kas

Daftar memo kredit

Daftar umur piutang

PENGENDALIAN INTERNAL

Paparan Risiko yang dihadapi dalam siklus penjualan

Penjualan kredit kepada konsumen yang sebenarnya tidak layak menerima kredit, perusahaan dapat rugi karena piutang macet.

Kelewat mecatat pengiriman barang atau mengirim barang dan lupa membuatkan tagihan (faktur). Perusahaan rugi karena tidak akan pernah menerima kas dari pengiriman tersebut.

Kesalahan dalam membuat faktur (salah jumlah atau salah harga). Konsumen bisa marah atau perusahaan bisa rugi, menagih terlalu rendah.

Salah posting, sehingga catatan akuntansi yang dihasilkan salah.

Penjualan kredit fiktif, sehingga saldo penjualan dan piutang perusahaan menjadi terlalu besar.

Pencurian produk jadi perusahaan

Penghapusan piutang konsumen oleh karyawan yang tidak memiliki wewenang, sehingga perusahaan tidak akan pernah menerima kas dari piutang tersebut.

Pencurian kas oleh orang yang bertanggung jawab untuk memegang kas.

Lapping.

Akses terhadap data piutang dan persediaan oleh orang yang tidak berwenang.

Virus.

Pencurian data konsumen (misal transaksi melalui web)

Bertransaksi menggunakan kartu kredti curian

Kegagalan server.

Pengendalian Umum:

Pengendalian organisasi. Prinsip umum, bagian pemegang harta kekayaan organisasi mesti terpisah dengan bagian pencatatan. Personel pengembang sistem (yang mengetik dan memodifikasi program) mesti terpisah dengan personel yang menggunakan dan mengoperasikan sistem.

Pengendalian dokumentasi. Ada dokumentasi yang lengkap, seperti dokumentasi formulir yang digunakan, flowchart, struktur database, laporan dan output sistem, serta kebijakan manajermen terkait dengan persetujuan kredit, penghapusan piutang macet dan lain sebagainya.

Rekonsiliasi aktiva dengan catatan perusahaan.

Pengendalian praktik manajemen. Manajer mesti memperkerjakan programer dan akuntan yang kompeten. Pengembangan dan perubahan sistem mesti melalui prosedur yang jelas, ada persetujuan awal, pengujian dan penandatanganan perubahan. Audit atas siklus penjualan. Manajer mereview laporan-laporan yang dihasilkan sistem.

Pengendalian otorisasi.

Pengendalian akses. Meliputi terminal dengan fungsi yang terbatas, hanya untuk mencatat penjualan dan penerimaan kas; Log untuk merekam semua transaksi penjualan dan penerimaan kas pada saat user masuk ke dalam sistem; Backup secara rutin; Gudang yang terkunci.

Pengendalian Aplikasi

Dokumen yang bernomor urut tercetak terkait dengan penjualan, pengiriman barang dan penerimaan kas.

Validasi data yang diinputkan ke dalam aplikasi penjualan

Koreksi kesalahan pada saat input data, sebelum data diproses lebih lanjut.

Contoh validasi data:

• Validity check (data nya sesuai tidak dengan yang ada di dalam master file)
• Self checking digit
• Field check (type data)
• Limit check
• Range check
• Sign check
• Completeness check
• Echo check

http://blogakuntansi.blogspot.com/2008/03/sistem-penjualan.html